DSGVO: So hilft Storage-Management bei der Datenminimierung

Grundsätze der Datenverarbeitung sind das Herzstück der DSGVO

Als Unternehmen tut man gut daran, die DSGVO immer zuerst von den Grundsätzen her zu verstehen. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg bei der Umsetzung. So nennt der Artikel 5 DSGVO die sogenannten Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Dazu gehören insbesondere Grundsätze, die den Bereich Storage betreffen. Sie fordert die DSGVO unter anderem:

Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“), und sie müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist („Speicherbegrenzung“).

Tatsächlich gehören diese beiden Grundsätze, die Datenminimierung und die Speicherbegrenzung zu den wesentlichen Problemstellen der Unternehmen, wenn es um den Datenschutz geht.

Personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert, obwohl sie für den Zweck nicht erforderlich sind, und personenbezogene Daten werden zu spät gelöscht, also weiterhin gespeichert, obwohl sie nicht mehr erforderlich sind.

Storage-Management kann viel für den Datenschutz leisten

Wenn nun ein Unternehmen zur Verwaltung seiner Storage-Lösungen ein Werkzeug für das Storage-Management verwendet, wie dies auch ohne DSGVO offensichtlich der Fall sein sollte, dann können die Grundsätze der Speicherbegrenzung und der Datenminimierung in vielen Fällen relativ unkompliziert umgesetzt werden. Es ist nicht nur und alleine durch das Storage-Management zu bewältigen, doch entsprechende Lösungen können viel zur Umsetzung der DSGVO beitragen.

Das wird auch sehr deutlich, wenn man sich ansieht, was das sogenannte Standard- Datenschutzmodell dazu sagt. Dieses Modell, das von Aufsichtsbehörden für den Datenschutz entwickelt wurde, gilt als Methode zur Datenschutzberatung und -prüfung auf der Basis einheitlicher Gewährleistungsziele. Gewährleistungsziele bündeln und strukturieren die datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Zu den Gewährleistungszielen gehört insbesondere die Datenminimierung. Das Standard-Datenschutzmodell nennt als Maßnahmen zur Datenminimierung insbesondere:

Reduzierung von Möglichkeiten der Kenntnisnahme vorhandener Daten, Implementierung von Datenmasken, die Datenfelder unterdrücken, sowie automatischer Sperr- und Löschroutinen, Pseudonymisierungs- und Anonymisierungsverfahren und Festlegung und Umsetzung eines Löschkonzepts (Speicherbegrenzung).

Nicht jede Lösung für Storage-Management wird alle hierfür notwendigen Funktionen vorweisen können, aber je nach Storage-Management-Lösung lassen sich viele dieser Maßnahmen für die Datenminimierung und Speicherbegrenzung mit vorhandenen Funktionen und Optionen für Einstellungen realisieren.

Es müssen nicht immer spezielle Datenschutz-Tools sein

Damit wird deutlich, dass man nicht immer ein zusätzliches Datenschutz-Tool braucht, sondern auch vieles mit den Bordmitteln der Unternehmens-IT erledigen kann, wenn es um den Datenschutz geht.

So hatte Bitkom einmal in einer anderen Umfrage festgestellt: Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung setzen viele Unternehmen auf technische Unterstützung. Fast jedes zweite Unternehmen (48 Prozent) hat für die Umsetzung spezielle Software-Tools genutzt.

Der Großteil hat dafür auf am Markt verfügbare Software zurückgegriffen, die für das jeweilige Unternehmen angepasst wurden. Gut ein Drittel (36 Prozent) gab dies an. Weitere elf Prozent haben marktübliche Software-Tools ohne individuelle Anpassung eingesetzt, und drei Prozent der Unternehmen haben Softwarelösungen für sich entwickeln lassen.  Nur ein Prozent hat für diesen Zweck selbst neue Software entwickelt.

Neben den speziellen Datenschutz-Tools sollten Unternehmen aber die Lösungen und Funktionen nicht vergessen, die sie bereits einsetzen, zum Beispiel im Storage-Management. Dann können bereits einige der technischen Probleme bei der Umsetzung der DSGVO gelöst werden.