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8 Beispiele, wie KI beim Change Management helfen kann
Künstliche Intelligenz kann komplexe Transformationsprojekte in Unternehmen vereinfachen. Von Entwürfen für Schulungen bis hin zu Projektplänen profitieren HR-Teams spürbar.
Change Management ist für alle größeren Unternehmensveränderungen von entscheidender Bedeutung. Daher werden Personalvorstände und ihre Teams möglicherweise gebeten, ein Change-Management-Programm zu entwickeln und umzusetzen. KI kann potenziell dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen und die Ergebnisse zu verbessern.
Zu den Anwendungsbereichen von KI im Change Management gehören die Erstellung eines ersten Entwurfs für eine Mitteilung an die Mitarbeitenden und die Implementierung eines Chatbots zur Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden. KI-Inhalte sollten jedoch niemals ohne vorherige Überprüfung durch einen Mitarbeiter verwendet werden.
1. Entwürfe für Schulungsunterlagen
KI kann einen ersten Entwurf für schriftliche Schulungsunterlagen erstellen. Diese können erforderlich sein, wenn das Unternehmen neue Software einführt oder eine andere Art von Veränderung durchführt, für die die Mitarbeiter neue Fähigkeiten erwerben müssen.
Das HR-Team kann den Wortlaut verfeinern und die sachliche Korrektheit des Entwurfs sicherstellen, bevor er an die Mitarbeiter versendet wird. Ein menschlicher Mitarbeiter sollte den KI-Text stets überprüfen, um sicherzustellen, dass er keine Ungenauigkeiten enthält.
2. Entwürfe für Unternehmensmitteilungen
KI kann HR-Mitarbeitern dabei helfen, Mitteilungen für die Mitarbeiter über Unternehmensveränderungen zu entwerfen.
Beispielsweise kann KI Besprechungsnotizen von HR-Mitarbeitern zu der Veränderung analysieren und zusammenfassen. Das HR-Team kann diese Zusammenfassung dann als Ausgangspunkt für eine E-Mail an die Mitarbeiter nutzen.
3. Chatbot für Mitarbeiterfragen
Unternehmen, die komplexe Change-Management-Projekte in Angriff nehmen, könnten es hilfreich finden, einen neuen Chatbot einzuführen oder einen bestehenden zu aktualisieren. Ein Unternehmen, das beispielsweise sein Bonusprogramm ändert, könnte einen Chatbot einführen, damit Mitarbeiter Fragen dazu stellen können.
Die Mitarbeiter müssen häufig gestellte Fragen der Belegschaft hochladen und sicherstellen, dass der Chatbot die richtigen Antworten liefert. Während die Umstellung umgesetzt wird, können HR-Mitarbeiter den Bot kontinuierlich auf der Grundlage neuer Fragen aktualisieren, die sie von den Mitarbeitern erhalten.
4. Erstellen eines Projektplans
Ein Projektplan für eine größere Unternehmensumstellung hilft den Mitgliedern des Projektteams, den Überblick zu behalten und Termine im Blick zu behalten. KI kann einen vorläufigen Zeitplan für ein Projekt erstellen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Umstrukturierung durchläuft, kann KI einen Zeitplan mit Fristen für die Erstellung eines neuen Organigramms und die Benachrichtigung der Mitarbeiter über ihre neuen Rollen erstellen.
Sobald die KI einen Zeitplanentwurf erstellt hat, kann der Projektmanager diesen bei Bedarf verfeinern und den Projektteammitgliedern Aufgaben zuweisen.
5. Erstellen eines Präsentationsentwurfs
Eine Unternehmensveränderung wird wahrscheinlich die Präsentation von Materialien während einer Besprechung erfordern. Beispielsweise könnten Mitarbeiter der Personalabteilung damit beauftragt werden, eine Präsentation für den Rest des Unternehmens zu erstellen, in der die Veränderung beschrieben wird.
KI kann eine Vorlage erstellen, die für jede Präsentation wiederverwendet und für jede Besprechung entsprechend der Phase im Change-Management-Prozess und dem Publikum der Präsentation aktualisiert werden kann. So wäre beispielsweise die Präsentation der Personalabteilung für Mitarbeiter, die direkt von der Veränderung betroffen sind, detaillierter, während eine Präsentation für alle Mitarbeiter eher allgemein gehalten wäre.
6. Überprüfung von Grammatik, Rechtschreibung und Lesbarkeit
Eine KI kann schriftliche Unterlagen auf Fehler in Grammatik und Rechtschreibung sowie auf mangelnde Verständlichkeit überprüfen und diese korrigieren. Beispielsweise könnte die KI darauf hinweisen, dass eine E-Mail an die Mitarbeiter über eine Veränderung nicht klar genug formuliert ist. Wenn HR-Mitarbeiter die E-Mail auf Grundlage dieses Feedbacks klarer gestalten, könnte dies die Anzahl späterer Fragen von Mitarbeitern reduzieren.
Erstellen HR-Mitarbeiter neue Entwürfe, können sie diese durch die KI laufen lassen, um sicherzustellen, dass der neue Entwurf bestimmte Standards weiterhin erfüllt. Wenn ein HR-Mitarbeiter beispielsweise einen E-Mail-Entwurf aktualisieren muss, nachdem die Unternehmensleitung das Datum für die Einführung einer neuen Software geändert hat, könnte die KI darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter zwar das Datum, nicht aber den Wochentag in der E-Mail geändert hat.
7. Erstellen von Schulungsvideos
KI-Software kann Schulungsvideos erstellen. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand für die Produktion solcher Videos und es wird ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet. Wie bei der Erstellung anderer Schulungsmaterialien sollte jedoch ein Mitarbeiter das Video überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
Bei Bedarf kann die KI auch neue Videos erstellen, um auf Fragen neuer Mitarbeiter einzugehen. Das hilft den Mitarbeitern der Personalabteilung, schnell auf Mitarbeiteranfragen zu reagieren.
8. Erstellen von Diagrammen, Grafiken und Bildern
Diagramme, Grafiken und Bilder können Schulungsmaterialien ansprechender gestalten und dazu beitragen, Inhalte klarer zu vermitteln. Ein Diagramm, das Daten zum aktuellen Zustand des Unternehmens mit Daten zu einem von der Unternehmensleitung angestrebten zukünftigen Zustand vergleicht, kann den Mitarbeitern beispielsweise helfen zu verstehen, warum eine bestimmte Veränderung notwendig ist.
KI kann den Mitarbeitern der Personalabteilung Zeit sparen, indem sie die Diagramme, Grafiken und Bilder erstellt. Die Personalabteilung kann dann die erforderlichen Änderungen vornehmen.
This article was originally published by Search HR Software.
