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Gesundheitsdaten: Was Arbeitgeber wissen dürfen
Ist das Interesse eines Arbeitgebers an den Gesundheitsdaten seiner Beschäftigten berechtigt oder nicht? Die Datenschutzbehörden geben wichtige Hinweise, wo die Grenzen liegen.
Bewerbungsgesprächs einen Fragebogen an die bewerbende Person ausgegeben, auf dem unter anderem nach Krankheiten und Krankheitsfolgen und einer Schwerbehinderung gefragt wurde. Ein Bewerber beschwerte sich darüber bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, in diesem Fall aus Baden-Württemberg. Die Aufsichtsbehörde ging der Beschwerde nach und stellte insbesondere fest: Pauschale Fragen nach Krankheiten und Krankheitsfolgen sind so nicht zulässig. In einem Bewerbungsverfahren dürfen nur Fragen gestellt werden, welche für die Vertragsverhandlungen und damit die Entscheidung über die Einstellung der Bewerbenden notwendig sind.
Das Vorliegen einer Schwerbehinderung darf im Bewerbungsverfahren ebenfalls nicht erfragt werden, maßgeblich ist allein, ob die betroffene Person gesundheitlich in der Lage ist, die Anforderungen der Stelle zu erfüllen, so dass nur hiernach gefragt werden darf. Dies gilt bereits deshalb, weil eine Nichteinstellung wegen einer Schwerbehinderung, die die Eignung für die Stelle nicht betrifft, eine verbotene Diskriminierung nach Gleichbehandlungsgesetz (AGG) wäre, so die Aufsichtsbehörde (PDF).
Beschäftigtendaten: Aushang der Krankheitstage und Bewerberfragebogen
Ein anderes Beispiel aus Brandenburg, ein Aushang krankheitsbedingter Abwesenheitstage im Dienstplan. Der Arbeitgeber fragte seine neuen Beschäftigten im Rahmen eines Welcome Days nach deren Einverständnis. Die Abwesenheiten wurden dann im Krankheitsfall auf einem Schichtplan mit dem Buchstaben K eingetragen. Der Plan war für einen weiten Personenkreis zugänglich; selbst die Einsichtnahme durch externe Dritte hatte das Unternehmen nicht ausgeschlossen. Trotz der erteilten Einwilligungen war diese Praxis nicht zulässig.
Eine Einwilligung muss freiwillig gegeben werden. Im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses bestehen an eine Freiwilligkeit strenge Anforderungen, die in diesem Fall nicht erfüllt waren. Der Aushang war somit unzulässig. Dazu die Landesbeauftragte Dagmar Hartge: „Unternehmen und Behörden haben eine besondere Verantwortung für die Daten ihrer Beschäftigten. Gerade weil diese sich in einem Abhängigkeitsverhältnis befinden, sind Einwilligungen in die Datenverarbeitung nur selten wirklich freiwillig. Ein sensibler Umgang mit den Beschäftigtendaten ist deshalb immer auch ein Ausdruck von Respekt“.
Bestimmte Informationen brauchen Arbeitgeber jedoch
So sensibel der Gesundheitsbereich ist, manche gesundheitsbezogene Daten benötigt ein Arbeitgeber von seinen Beschäftigten natürlich. Wenn Beschäftigte zum Beispiel länger krank sind, benötigen Arbeitgeber bestimmte Informationen, um die weitere Zahlung des Arbeitsentgelts zu prüfen. Aber wie weit darf der Einblick in den Gesundheitszustand gehen? Wann ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erlaubt, und welche Grenzen setzt das Datenschutzrecht? Dazu gibt unter anderem die Landesdatenschutzbeauftragte in NRW (LDI NRW) wichtige Hinweise.
Zum einen gibt es einen zentralen Grundsatz: So dürfen Arbeitgeber Gesundheitsdaten nur dann verarbeiten, wenn sie zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich sind. Bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ergibt sich diese Erforderlichkeit aus der gesetzlichen Verpflichtung von Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, die im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zu finden ist, so die LDI NRW.
Wichtig: Arbeitgeber unterliegen in diesem Zusammenhang häufiger einem Irrtum. Die Verarbeitung ist nämlich nur insoweit zulässig, als sie tatsächlich erforderlich ist. Der bloße Verdacht, dass es sich um eine Fortsetzungserkrankung handeln könnte, reicht nicht aus. Es muss vielmehr eine konkrete Vermutung im Einzelfall vorliegen, etwa aufgrund zeitlicher Nähe oder inhaltlicher Hinweise, dass die Erkrankungen zusammenhängen.
Arbeitgeber sind zudem angehalten, mildere Mittel zu prüfen, wie die LDI NRW betont. So kann es in bestimmten Fällen ausreichend sein, bei der Krankenkasse eine Einschätzung einzuholen, ob aus ihrer Sicht eine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Eine weitere schonendere Alternative kann die Einschaltung des Betriebsarztes sein, der eine medizinische Einschätzung abgibt, ohne dass sensible Gesundheitsdaten direkt an den Arbeitgeber gelangen.
Die Aufsichtsbehörde bringt es auf den Punkt: Arbeitgeber sind im Zusammenhang mit der Entgeltfortzahlung durchaus berechtigt, bestimmte Gesundheitsdaten zu verarbeiten – allerdings nur dann, wenn dies wirklich erforderlich ist und keine milderen Alternativen bestehen. Eine pauschale Erhebung von Diagnosen oder die Abfrage nach chronischen Vorerkrankungen außerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums ist aber unzulässig. Besonders sensible Gesundheitsdaten müssen zudem sicher verwahrt, frühzeitig gelöscht und dürfen nicht beliebig weitergegeben werden.
Da der Beschäftigtendatenschutz und gerade der Umgang mit Gesundheitsdaten sehr vielschichtig ist und die Entgeltfortzahlung nur ein Beispiel ist, lohnt es sich, auch den Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz (PDF) des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg genauer zu betrachten. Dieser wird auch öfter einmal aktualisiert, da sich fortlaufend neue Fälle ergeben, wie die Tätigkeitsberichte der Aufsichtsbehörden deutlich machen.
Grundsätzlich sollten Arbeitgeber daran denken, dass die Grundsätze des Datenschutzes (Artikel 5 DSGVO) auch für Beschäftigtendaten gelten, mit besonderer Situation bei der Freiwilligkeit der Einwilligung: In einem Beschäftigungsverhältnis kann davon selten die Rede sein. Gerade im Fall einer Erkrankung stehen Beschäftigte häufig unter Druck, weil sie befürchten, ohne Offenlegung ihrer Daten keine weiteren Lohnzahlungen zu erhalten. Insofern scheitert die Wirksamkeit ihrer Einwilligung an der fehlenden Freiwilligkeit der Einwilligungserklärung, wie die LDI NRW klarmacht.
