Rücksendenummer (RMA-Nummer)

Eine Rücksendenummer oder auch RMA-Nummer (Return Merchandise Authorization) ist eine nummerierte Genehmigung, die von einem Versandhändler erteilt wird, um die Rückgabe eines Produkts zu ermöglichen. Die meisten Versandhandelsunternehmen haben eine Richtlinie für Rücksendungen. Einige Firmen erlauben die Rückgabe nur defekter Produkte, andere erlauben die Rückgabe von Software, wenn diese ungeöffnet ist. Die Rückgabe eines defekten Produkts ist typischerweise ein Vorgang wie im Folgenden beschrieben:

• Zunächst muss der Kunde das Büro für technische Unterstützung anrufen und mit einem Techniker sprechen. Der Techniker hilft bei der Feststellung, ob das Produkt tatsächlich defekt ist. Dazu muss der Kunde in der Regel mehrere Fragen beantworten und den Anweisungen des Technikers folgen, um das fragliche Produkt zu testen. Wenn der Techniker der Meinung ist, dass das Produkt defekt ist, stellt er eine RMA aus. Dieses Verfahren ist besonders bei Software wichtig. Die meisten Händler gestatten die Rückgabe von Software nur, wenn die Verpackung ungeöffnet ist. Diese Richtlinie verhindert Softwarepiraterie. Einige Händler erlauben es dem Kunden, eine E-Mail-Nachricht zur Anforderung einer RMA zu senden, anstatt anrufen zu müssen.
• Zweitens muss der Kunde die RMA-Nummer auf die Außenseite der Verpackung schreiben, mit der das Produkt versandt wird. Es ist wichtig, alle Originalkartons, Handbücher und alle anderen Artikel zusammen mit dem Produkt zu versenden. Wenn eine Rücksendung ohne RMA-Nummer verschickt wird, kann der Händler das Produkt an den Kunden zurücksenden oder eine Gebühr für die Wiedereinlagerung erheben.
• Schließlich schickt der Kunde das Produkt per Post. Die meisten Händler empfehlen die Verwendung eines Versandunternehmens, das Pakete verfolgen kann.

RMA-Nummern sind sowohl für den Händler als auch für den Kunden wichtig. Eine RMA-Nummer teilt dem Händler mit, dass eine Rücksendung erfolgt, und bietet Schutz vor betrügerischen Rücksendungen. Der Kunde kann die RMA-Nummer verwenden, um sich über den Fortschritt einer Rücksendung zu informieren. Wenn der Kunde beispielsweise keine Informationen über die Rücksendung erhalten hat, kann der Kunde den Händler anrufen und die RMA-Nummer als Referenz verwenden.