Archivmigration: Die übersehene S/4HANA-Migrationsfalle

Warum die Archivmigration auf die Agenda gehört

Die Archivmigration ist kein optionales Anhängsel – sie ist eine Compliance-Pflicht. Steuerrelevante Dokumente müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren (§ 147 Abgabenordnung) revisionssicher verfügbar bleiben. Technisch gesehen müssen Unternehmen das Archivsystem nicht direkt ersetzen, doch die S/4HANA ist der richtige Moment, das Archivsystem nicht einfach unreflektiert mitzuschleppen, sondern strategisch zu bewerten. In der Praxis machen Fusionen und Ausgliederungen eine Konsolidierung der Archivsysteme notwendig, manche Anbieter sind insolvent gegangen, übernommen worden und nicht jeder Content-Service unterstützt moderne Cloud-Storage-Technologien – was zur Wachstumsbremse wird, sobald die Infrastruktur Richtung Cloud weiterentwickelt wird.

Hinzu kommen strukturelle Schwächen älterer Systeme, die im Tagesgeschäft oft unsichtbar bleiben: unverschlüsselte Kommunikation zwischen SAP und Archivsystem sowie fehlende Unterstützung für Prozesse außerhalb von SAP – etwa bidirektionale Workflows oder Dokumenteneingangsprozesse, die direkt auf Business-Objekte in SAP einzahlen.

Die S/4HANA-Migration ist der richtige Zeitpunkt, diese Altlast strategisch anzugehen. Wer jetzt sauber plant, kann Migrationspfad, Tools und Governance in einem Zug konsolidieren, statt später aufwendig nachzuflicken. Dabei hängen SAP-Zertifizierungszyklen für Archivsysteme und Migrationszeitfenster enger zusammen, als vielen IT-Verantwortlichen bewusst ist: Wer die Archivfrage jetzt strukturiert angeht, hat die Zertifizierungsgrundlage auf seiner Seite

Schritt 1: Ehrliche Bestandsaufnahme im Quellsystem

Viele Migrationsprojekte geraten nicht wegen der Technik in Schieflage, sondern weil der tatsächliche Zustand des Quellsystems zu spät bekannt wird. Vor jeder Planung steht deshalb eine vollständige Inventur:

• Hersteller und Version des Quellsystems
• Anzahl der Content Repositories, Dokumente pro Repository, Gesamtvolumen und durchschnittliche Dokumentgröße
• Welche SAP-Verknüpfungsmechanismen sind aktiv und welche kundeneigenen Lösungen existieren mit individuellen Tabellen?
• Gibt es proprietäre Inhaltsformate, und können diese im Zielsystem dargestellt werden?
• Werden Annotationen genutzt, die mitmigriert werden müssen?

Admin-Falle #1 – Kundeneigene Verknüpfungstabellen übersehen: In gewachsenen SAP-Landschaften existieren neben den Standardtabellen häufig kundeneigene Tabellen mit zusätzlichen Dokumentverknüpfungen. Wer nur die Standardtabellen prüft, migriert unvollständig – und stellt das erst beim Audit fest.

Schritt 2: Infrastruktur aufsetzen – das Netzwerk entscheidet über Laufzeit

Die Infrastruktur bestimmt, ob die Migration im geplanten Zeitfenster abgeschlossen wird oder nicht:

• Kann der/ können die Migrationsserver netzwerktechnisch nah am Quell- oder Zielsystem positioniert werden?
• Wie hoch ist die verfügbare Netzbandbreite zwischen Quellsystem und Migrationsserver und Zielsystem? Theoretische Bandbreite und operative Verfügbarkeit zur Hauptlastzeit sind zwei verschiedene Größen.
• SSL-Zertifikate und Portfreigaben müssen vor Projektstart geklärt sein, nicht während der laufenden Migration.

Admin-Falle #2 – Automatische Updates auf Migrationsservern: Ein OS-Update, das den Migrationsserver mitten in einem Nachtlauf neu startet, erzeugt Inkonsistenz. Migrationsserver sollten, so weit wie möglich, für die gesamte Projektlaufzeit aus dem automatischen Update-Zyklus genommen.

Admin-Falle #3 – Virenschutz auf Migrationsverzeichnissen: Die Verzeichnisse der Migrationsinstanzen sollten vom Virenscan ausgeschlossen werden, um die Performance des Servers nicht unnötig zu belasten.

Schritt 3: Vorgehensweise wählen

Zwei Ansätze stehen zur Auswahl:

Klassisches Stufenmodell (ohne schleichende Migration): Initiale Listenmigration → Delta 1 → Delta 2 → … → Delta n → Umstellung auf Zielsystem → finale Migration. Geeignet, wenn ein klarer Cut-over-Termin möglich ist und der laufende Betrieb eine Unterbrechung verträgt.

Schleichende Migration (paralleler Betrieb): Der Migrationsserver ersetzt zunächst das Quellsystem – neue Dokumente landen bereits im Zielsystem, während der Altbestand im Hintergrund überführt wird. Reduziert das Risiko eines harten Stichtags; empfehlenswert für laufende, dokumentenintensive Prozesse.

Schritt 4: Migrationskonzept – und den Wirtschaftsprüfer früh holen

Das Migrationskonzept ist kein internes IT-Dokument. Es muss formal abgenommen werden: von der Projektleitung, den SAP-Customizing-Verantwortlichen (ArchiveLink, DVS, Office, Records Management), den Information-Lifecycle-Management (ILM)- und Content-Server-Verantwortlichen für Quell- und Zielsystem sowie der Infrastruktur.

„Technisch gesehen müssen Unternehmen das Archivsystem nicht direkt ersetzen, doch die S/4HANA ist der richtige Moment, das Archivsystem nicht einfach unreflektiert mitzuschleppen, sondern strategisch zu bewerten.“

Oliver Büser-Hammerstein, Ceyoniq Technology GmbH

Admin-Falle #4 – Wirtschaftsprüfer zu spät einbinden: Kommt der Wirtschaftsprüfer erst nach Abschluss der Migration ins Bild, beginnt eine aufwendige Nachweispflicht – oft mit unvollständigen Protokollen. Wer das Konzept vorab abnehmen lässt, schafft die Grundlage für eine prüfungssichere Abwicklung und spart sich spätere Rechtfertigungsschleifen.

Schritt 5: Migrationsdokumentation – die folgenreichste Admin-Falle

Revisionssicherheit gilt nicht nur für die archivierten Dokumente selbst, sondern auch für den Migrationsprozess. Die häufigste und folgenschwerste Lücke in realen Projekten ist nicht technischer Natur: Es ist die unvollständige Dokumentation.

Was lückenlos nachgewiesen werden muss:

• Alle zur Migration vorgelegten Listen mit Dokument-IDs
• Alle erfolgreich migrierten Dokumente, protokolliert pro Migrationsliste
• Im Fehlerfall: Nachweis, dass das Dokument im Quellsystem nicht existiert – oder dass es manuell migriert wurde (zum Beispiel bei sehr großen Einzeldateien im GB-Bereich) – oder dass es bewusst nicht im Zielsystem angelegt werden soll

Jede nicht migrierte Datei braucht eine schriftlich begründete Erklärung. Fehlt sie, entstehen im Audit Lücken, die sich nachträglich kaum noch schließen lassen.

Bereinigung vorab: Ja – aber mit Augenmaß

Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist können nach Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer vorab gelöscht werden und reduzieren das Migrationsvolumen spürbar. Eine aufwendige Metadaten-bereinigung hingegen kostet selbst Zeit und ist nur sinnvoll, wenn der Zeitplan sie hergibt. Im Zweifel gilt: pragmatisch migrieren, Bereinigung im Zielsystem nachholen.

Die S/4HANA-Migration ist keine Gelegenheit, das Archivthema mitzuerledigen. Sie ist der letzte gute Zeitpunkt dafür.

Über den Autor:
Oliver Büser-Hammerstein ist Senior Consultant Business Sector der Ceyoniq Technology GmbH. Er unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse mit besonderem Fokus auf SAP-integrierte ECM-Lösungen.

Mit langjähriger Erfahrung in der Umsetzung komplexer IT- und Transformationsprojekte verbindet er fundiertes SAP-Know-how mit technischer Expertise in der Softwareentwicklung. Seine Schwerpunkte liegen in der Integration von ECM-Systemen in SAP-Landschaften, insbesondere auf Basis von SAP CMIS, OData, ArchiveLink, RFC und SAP ILM.

Darüber hinaus verfügt er über ausgeprägte Erfahrung in der strukturierten Aufnahme fachlicher Anforderungen sowie der Erstellung tragfähiger fachlicher und technischer Konzepte. Er begleitet Projekte ganzheitlich über den gesamten Lebenszyklus – von der Presales-Phase und Lead-Qualifizierung bis hin zur erfolgreichen Umsetzung und dem Projektabschluss.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.