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Gestión de contratos se agiliza en tiempos de la IA
Las nuevas soluciones de DocuSign basadas en IA combaten los riesgos operativos y de seguridad que implica la gestión de contratos mediante una plataforma integral automatizada.
A pesar del avance en la digitalización, muchas empresas siguen realizando sus contratos mediante procesos manuales y basados en papel, los cuales, además de ser largos y tediosos, obscurecen el adecuado control al tener que pasar por áreas y manos diversas (como Legal, Recursos Humanos o Finanzas, por nombrar algunos) para su revisión y aprobación.
Para enfrentar este panorama, DocuSign presentó nuevas funciones para su plataforma DocuSign Intelligent Agreement Management (IAM), basadas en IA. "Mucho del valor de los acuerdos se estaba perdiendo por una desconexión entre los sistemas que tienen las empresas, y lo que soporta el negocio sobre el cual están operando", afirmó Jorge Valencia, especialista jurídico y director de cuentas de Docusign en México.
El ejecutivo explicó que la plataforma de gestión de acuerdos inteligentes acompaña a las empresas a lo largo de las tres etapas del ciclo de vida de un contrato: creación, formalización y gestión en forma. Las nuevas herramientas, Agreement Desk y AI Assisted Reviews (disponibles en español y portugués), son capaces de analizar los playbooks de una empresa, los contratos actuales y señalar disparidades, sugerir recomendaciones o emitir alertas para su renegociación.
Este riesgo legal, asociado al constante tira y afloja de datos confidenciales de las partes involucradas y a la falta de compliance, resulta en pérdidas de 150 billones de dólares por ineficiencias operativas para muchas organizaciones en Latinoamérica durante el proceso de creación, consulta y corrección de contratos.
"El contrato no se acaba cuando se firma. Al contrario, la relación está comenzando", comentó Valencia, quien señaló que la gestión de acuerdos inteligentes no se queda solo en la formalización de un acuerdo, sino que se trata de acompañar a las empresas durante todo el ciclo de vida del mismo. Este enfoque permite traer a la luz múltiples factores que las compañías tienden a pasar por alto, o a dejar en segundo plano, al concretar sus contratos.
Como plataforma integral, DocuSign IAM permite manejar la creación, negociación, firma y seguimiento de los contratos. Ahora también incorpora su propio motor de IA, llamado Iris, que ha sido entrenado internamente con información anónima y voluntaria de más de 200.000 clientes de DocuSign. Al automatizar los flujos de los acuerdos desde etapas tempranas, indicó Valencia, se puede reducir los tiempos de negociación hasta un 75 %, lo que trae eficiencia y, con ello, mayor libertad a las compañías.
Con respecto a las nuevas funciones, Agreement Desk funciona como un hub de apoyo que centraliza plantillas, trazabilidad, negociaciones, redlinings y gobernanza. Establece reglas estándar y sugiere cláusulas al identificar posibles riesgos del acuerdo. Posteriormente, AI Assisted Reviews aplica los playbooks y políticas ya establecidos a los posibles contratos, y genera sugerencias o correcciones con base en las discrepancias que puedan existir, lo cual aminora el factor de error humano. Finalmente, Iris monitorea los documentos de manera proactiva y genera un resumen de lo más importante, además de establecer alertas para la renegociación y renovación de los contratos existentes.
Seguridad y cumplimiento
Si antes firmar con tinta azul sobre papel era la prueba irrefutable de que un contrato se había concretado, antes de proceder a archivar el documento en una gaveta para protegerlo, ahora la tecnología trae nuevas oportunidades y desafíos en este sentido. La trazabilidad de los documentos en la era digital es de suma importancia al firmar un contrato, especialmente porque todo cifrado puede ser roto o falsificado.
Igualmente, la gestión digital de contratos está cada vez más sujeta al escrutinio de marcos regulatorios y estándares de seguridad que no siempre evolucionan al mismo ritmo que la adopción tecnológica. Certificaciones como ISO 27001 y auditorías como SOC 1 y/o SOC 2 se han convertido en requisitos básicos para operar, mientras que PCI DSS y regulaciones de privacidad como el GDPR elevan la exigencia en el manejo y transferencia de datos sensibles.
Pero contar con esos marcos no elimina los riesgos: su efectividad depende de cómo se implementan y se integran en procesos reales. En este sentido, la digitalización de acuerdos plantea un reto adicional para las organizaciones, que deben asegurar no solo su cumplimiento formal, sino el control efectivo sobre la información y su ciclo de vida.
Jorge Valencia indicó que adoptar herramientas aisladas puede resultar un desafío, ya que estas deben integrarse con el ecosistema existente dentro de cada organización. La fragmentación de procesos, la conexión con sistemas heredados y los silos de información pueden retener o limitar la integración efectiva de los procesos de automatización, replicando las ineficiencias del entorno analógico, pero a mayor escala.
Más allá de un documento legal, señaló el ejecutivo de DocuSign, los acuerdos son activos que contienen datos críticos, obligaciones operativas y puntos de exposición al riesgo. Esto implica que los líderes de seguridad deben replantear su rol dentro de la infraestructura digital de la organización, pues cualquier fallo en la visibilidad de los procesos puede exponer vulnerabilidades en las empresas. La mejor opción, resaltó, es centralizar la gestión y establecer controles automatizados.
Finalmente, el experto dijo que el uso de acuerdos digitales con firma electrónica y otros mecanismos de autenticación y evidencia digital –como OTP, prueba de vida con identificación oficial, e.firma, etc.– permite a las empresas equilibrar la agilidad operativa con la certeza jurídica.
