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Docusign impulsa la gestión inteligente de acuerdos con IA
La plataforma, reconocida por su firma electrónica, ha integrado la inteligencia artificial para facilitar el manejo del ciclo de vida de los acuerdos, que considera pilares de los procesos de negocios.
En un entorno donde la transformación digital exige a las empresas optimizar cada proceso de negocio, Docusign decidió ir más allá de la firma electrónica, su sello distintivo durante más de 20 años, para buscar posicionarse como un actor clave en la gestión inteligente de acuerdos que, dado su potencial para generar valor, se ha convertido en una prioridad a nivel ejecutivo.
Con presencia directa en México desde hace cuatro años, y operaciones en América Latina a través de socios desde hace casi una década, la compañía busca que los acuerdos dejen de ser archivos estáticos para convertirse en activos dinámicos que generen valor.
De acuerdo con Fernando Zambrana, vicepresidente de negocios para países de habla hispana en América Latina de Docusign, las organizaciones en la región han invertido millones de dólares en soluciones avanzadas de ERP, CRM y otros sistemas críticos, pero en contraste aún gestionan gran parte de sus acuerdos de forma manual y desconectada. Esta brecha genera ineficiencias, costos ocultos y pérdida de oportunidades por la falta de visibilidad y trazabilidad.
Para enfrentar este reto, Docusign lanzó IAM (Intelligent Agreement Management), una plataforma que cubre todo el ciclo de vida del acuerdo –creación, formalización y gestión– con capacidades potenciadas por inteligencia artificial. En un estudio realizado por Deloitte para Docusign, 77 % de los ejecutivos encuestados consideraron este tipo de herramientas como esenciales para el éxito de las empresas de alto desempeño.
En palabras de Norbert Otten, director sénior de Soluciones de Docusign en América Latina, la gestión efectiva de acuerdos es crucial para el éxito de las empresas, y “las plataformas impulsadas por inteligencia artificial (…) son fundamentales para minimizar riesgos, aumentar la productividad y la eficiencia, liberando a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas, [así como] acelerar negociaciones y revelar insights previamente ocultos”.
Iris, una IA para facilitar los acuerdos
Julio Espinoza, director de soluciones en Docusign México, explicó que el motor de IA propio de la empresa, llamado Iris, ha sido entrenado con datos de millones de contratos (bajo aprobación de sus clientes) y está especializado en comprender flujos de trabajo y cláusulas legales en múltiples idiomas. Así, señaló, Iris es capaz de:
- Asistir en la redacción y negociación de contratos, comparando versiones con playbooks legales para sugerir mejoras y corregir errores.
- Reducir hasta en un 98 % el tiempo desde la creación hasta la formalización de un acuerdo.
- Extraer y organizar metadatos clave para acelerar búsquedas, cumplir obligaciones contractuales y detectar riesgos.
- Integrarse con más de 900 aplicaciones empresariales, desde SAP y Salesforce hasta desarrollos internos, mediante una herramienta sin código propia llamada Maestro.
Seguridad y cumplimiento en el centro de los acuerdos
Para asegurar la protección de la información y la ciberseguridad, temas sensibles en la gestión de acuerdos, la plataforma de Docusign cumple con estándares como ISO, SOC, NOM 151 y otros, integrados dentro de un paquete de seguridad y confianza (llamado STAP, por sus siglas en inglés) disponible para clientes.
Igualmente, la compañía ofrece múltiples métodos de verificación de identidad que pueden utilizarse en la firma de acuerdos y documentos, desde firmas electrónicas simples hasta autenticación biométrica y, en el caso de México, el uso de la e.firma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) del país, e incluso están considerando el uso futuro del CURP biométrico.
Eso se combina con la facilidad de que esta verificación se realice por canales de uso cotidiano como el correo, los SMS o incluso WhatsApp, “una integración que en Latinoamérica ha tenido un éxito muy grande”, según contó Zambrana.
En materia de privacidad, la IA de Docusign procesa únicamente la información autorizada por cada cliente, eliminando datos identificativos en los modelos de entrenamiento. Además, la arquitectura de la plataforma mantiene el cifrado y control de acceso a nivel de administración interna de cada organización.
De cara a desafíos emergentes, como el impacto de la computación cuántica en el cifrado, los ejecutivos indicaron que Docusign está centralizando su infraestructura global en Microsoft Azure para aprovechar la capacidad del hiperescalador en cuanto a innovación en hardware y servicios.
Ecosistema y expansión regional
Al hablar de su expansión por el mercado latinoamericano, Fernando Zambrana declaró que Docusign ha consolidado un ecosistema de socios globales y regionales –que incluye a Microsoft, SAP y Salesforce, entre otros–, además de canales locales, a los cuales ofrece incentivos y capacitación técnica para integrar sus soluciones.
El ejecutivo hizo hincapié en que Latinoamérica es considerada una región de alto crecimiento, con especial foco en México, Chile, Argentina, Perú y Colombia, donde sectores como los de servicios financieros, recursos humanos, compras y operaciones comerciales demandan procesos de contratación más ágiles y seguros.
Julio Espinoza mencionó que la propuesta de valor para clientes empresariales incluye análisis de ROI del uso de su plataforma en cada negocio, métricas de sostenibilidad (ahorro de papel, agua y energía) y acompañamiento continuo a través de equipos de customer success, con lo que buscan asegurar que las organizaciones maximicen el uso de la plataforma de Docusign.
“Nuestro objetivo es que los acuerdos pasen de ser un mero trámite a un activo estratégico para las empresas. En un entorno digital, cada contrato es una fuente de datos y un punto de control que puede marcar la diferencia en eficiencia, seguridad y experiencia del cliente”, concluyó Zambrana.
¿Por qué optimizar la gestión de acuerdos con IA?
De acuerdo con el estudio global “Optimizando la gestión de acuerdos”, realizado por Deloitte para Docusign, la gestión de acuerdos inteligente se está volviendo parte de la estrategia empresarial. Estas son algunas razones:
- Prioridad ejecutiva: Más del 75% de las organizaciones ya tienen un líder senior a cargo de la gestión de acuerdos.
- Impacto en el desempeño: 85% de encuestados afirmó que la gestión de acuerdos contribuyó a sus objetivos estratégicos, y 72% dijo que apoyó directamente el cumplimiento de metas financieras.
- Capacidades avanzadas: El uso de plantillas prellenadas para crear contratos aumenta en 55 % el cumplimiento de metas financieras.
- Costo de la ineficiencia: La gestión ineficiente de acuerdos genera pérdidas de casi 2 billones de dólares anuales a nivel global, y entre 140 a 170 mil millones en América Latina. Además, se desperdician más de 55 mil millones de horas al año en procesos contractuales ineficientes.
- Tendencias tecnológicas: 2 de cada 5 empresas buscan soluciones inteligentes más allá de contratos tradicionales. La gestión tradicional se centra en contratos altamente negociados, dejando rezagados procesos como órdenes de compra y renovaciones de proveedores.
- Valor estratégico: Beneficios tangibles no solo para áreas legales, sino también para CFO, CRO y equipos de negocio. Las próximas soluciones deben contemplar a compradores, gestores y usuarios finales, integrando procesos más amplios.
