Minimalismo digital: Menos tecnología puede crear más valor

Las organizaciones suelen creer que la adopción de las últimas tecnologías y la ampliación de su equipamiento tecnológico conducen a una mayor eficiencia e innovación. Sin embargo, de acuerdo con ManageEngine –la división de gestión de TI empresarial de Zoho Corporation–, el auge del minimalismo digital pone en tela de juicio esta suposición, pues este enfoque demuestra que un ecosistema tecnológico reducido y controlado puede ofrecer mayores beneficios.

Dado que se prevé que las inversiones mundiales en transformación digital alcancen los 3,9 billones de dólares en 2027, el llamamiento a la simplicidad digital resulta aún más pertinente, pues, aunque la tecnología promete aumentar la eficiencia y la innovación, muchas empresas están descubriendo que un exceso de herramientas puede tener el efecto contrario. Según ManageEngine, esta sobrecarga se manifiesta de múltiples formas:

1. Fragmentación de los flujos de trabajo y silos de comunicación: Conforme las compañías adoptan más herramientas, sus flujos de trabajo suelen dividirse y esto crea silos de comunicación. Por ejemplo, las herramientas diseñadas para la colaboración pueden dificultar la comunicación cuando los demás departamentos utilizan plataformas distintas. Si el equipo de marketing emplea Zoho Cliq para las discusiones internas y el equipo de ventas opta por Microsoft Teams, por ejemplo, la colaboración se puede ver obstaculizada.
   De manera semejante, el lugar de trabajo moderno está lleno de ineficiencias que restan tiempo y productividad. Casi el 70 % de los empleados pasan más de 20 horas a la semana buscando información en herramientas desvinculadas entre sí. Este enfoque fragmentado obliga a los trabajadores a crear soluciones ad hoc para superar los obstáculos causados por sistemas excesivamente complejos, y pierden un tiempo valioso alternando entre plataformas para recopilar información. Esto impide el progreso y la innovación, lo que reduce la eficiencia operativa.
2. Sobrecarga cognitiva para los trabajadores: El bombardeo constante de notificaciones, mensajes y cambios de plataforma provoca una sobrecarga cognitiva. Al ser abrumados con información procedente de múltiples canales, los empleados sufren de fatiga mental y se reduce su capacidad para centrarse en un trabajo profundo y significativo.
   Los estudios revelan que los empleados dedican un 23 % de su tiempo de trabajo al correo electrónico; algunos consultan su bandeja de entrada hasta 36 veces por hora. Además, el 9 % del tiempo de un trabajador promedio está dedicado a la reorientación tras pasar de una aplicación a otra y de un sitio web a otro, lo que supone casi cuatro horas a la semana. Dicha fragmentación de la atención se ve agravada por la multitarea, que puede mermar la capacidad de resolución de problemas y la creatividad. Al reducir el número de herramientas que los empleados tienen que manejar, los negocios pueden crear un entorno centrado y lograr una mayor productividad.
3. Gastos operativos ocultos: La proliferación de herramientas digitales también conlleva costos operativos ocultos. Estos últimos –que incluyen las cuotas de suscripción, el soporte informático, los costos de formación y el mantenimiento de múltiples sistemas– suelen denominarse “deuda tecnológica”. Una parte significativa de estos gastos proviene del despilfarro de SaaS, que se produce cuando las empresas se suscriben a aplicaciones que están infrautilizadas, sobreaprovisionadas o que surgen del uso de TI en las sombras. Con el tiempo, el costo acumulado de mantener una estructura tecnológica sobredimensionada empieza a superar sus beneficios. Un sistema costoso e ineficiente puede agobiar a cualquier compañía.