Gestión de contenido empresarial o ECM
La gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management, o ECM) es un conjunto de procesos, estrategias y herramientas definidos que permiten que una empresa obtenga, organice, almacene y entregue de manera eficaz información crítica a sus empleados, partes interesadas del negocio y clientes. ECM ha evolucionado rápidamente a medida que se han introducido diferentes formas de contenido en el entorno laboral. Sin embargo, los sistemas ECM continúan enfocándose en administrar digitalmente la información de una empresa en un repositorio centralizado y usar el contenido digital para respaldar los procesos comerciales y ayudar a lograr los objetivos.
La gestión de contenido empresarial no se refiere a una sola tecnología o proceso. Es un término general que se utiliza para describir la combinación de métodos, herramientas y estrategias que respaldan la captura y gestión de contenido, así como el almacenamiento, preservación y entrega de información a lo largo de todo su ciclo de vida.
Los sistemas ECM ayudan a optimizar el ciclo de vida de la información con la gestión de documentos y la automatización de los flujos de trabajo de los procesos. Es fundamental para cualquier organización con grandes volúmenes de contenido tener un plan de ECM definido para eliminar las ineficiencias operativas, reducir los costos y cumplir con los mandatos de cumplimiento normativo.
Algunas áreas específicas de negocios que se benefician particularmente del uso del software ECM incluyen:
- Gestión de contratos: un sistema ECM permitirá a los usuarios colaborar digitalmente y garantizar que los contratos se revisen, editen y aprueben a tiempo al enrutar y notificar automáticamente a las personas adecuadas cuando los contratos necesitan atención.
- Automatización de recursos humanos (RR.HH). Los sistemas ECM pueden eliminar la necesidad de archivos de empleados en papel y, al mismo tiempo, mejorar los procesos de contratación de nuevos empleados, agilizar la organización de la información relacionada con recursos humanos y garantizar el cumplimiento de los mandatos de incorporación de recursos humanos.
- Automatización de cuentas por pagar: los sistemas ECM permiten a los usuarios emparejar, distribuir y aprobar con precisión las órdenes de compra, los tickets de entrega y las facturas, lo que reduce los cargos por pagos atrasados y mejora la eficiencia.
- Automatización de cuentas por cobrar: los sistemas ECM brindan a los usuarios acceso inmediato a órdenes de compra, facturas y recibos firmados, lo que reduce el tiempo de días de ventas pendientes (DSO) al acelerar la velocidad de los pagos de los clientes.
En 2016, Gartner declaró que la gestión de contenido empresarial había sido reemplazada por los servicios de contenido, el concepto estratégico que involucra aplicaciones, plataformas y componentes de servicios de contenido, pero que está menos preocupado por centralizar toda la información en una plataforma para toda la empresa. Sin embargo, ECM todavía se usa con frecuencia y continúa ayudando a las empresas a organizar su información para lograr sus objetivos más rápidamente.
Importancia de ECM
ECM se ha vuelto cada vez más importante y complejo en los últimos años por varias razones. El fraude financiero y las violaciones de datos, y las regulaciones diseñadas para prevenirlos, han hecho que la gobernanza de la información sea esencial no solo por razones de cumplimiento, sino también para ayudar a proteger la reputación de la organización. Las empresas también necesitan gestionar el contenido de forma eficaz para la integración con aplicaciones de inteligencia empresarial/análisis empresarial (BI/BA) que les ayuden a utilizar la información disponible para guiar las decisiones empresariales.
Además, la productividad y la eficiencia dentro de las empresas aumentan cuando se reduce la dependencia de los documentos en papel y se crea un repositorio organizado y seguro de información no estructurada que considera las necesidades comerciales. Las empresas que no implementan sistemas ECM corren el riesgo de perder tiempo y productividad, reducir la utilidad y el potencial incumplimiento de las políticas y regulaciones corporativas. También pueden verse amenazados por la pérdida de información si ocurre un desastre y el contenido no se almacena de forma segura, lo que provoca importantes interrupciones comerciales.
Los avances tecnológicos también están haciendo que los sistemas de gestión de contenido empresarial sean más importantes que nunca. El papel se está volviendo menos común y la digitalización se está convirtiendo en la nueva normalidad. Los avances en el aprendizaje automático, la capacidad móvil y la tecnología en la nube están creando nuevas oportunidades para las empresas. También están surgiendo nuevos tipos de contenido en forma de redes sociales, video y audio. Los sistemas ECM deben continuar adaptándose con estas nuevas formas de información no estructurada para que puedan continuar organizando datos y optimizando el desempeño del negocio.
Componentes de ECM
Un ECM se puede dividir en cinco componentes principales: capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar. El propósito de cada componente, según lo define la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), es el siguiente:
- El componente de captura implica la creación de información mediante la conversión de documentos en papel a formatos electrónicos, la obtención y recopilación de archivos electrónicos en una estructura cohesiva y la organización de la información. La información puede incluir contenido como facturas, contratos e informes de investigación.
- El componente de administración conecta, modifica y emplea información a través de medios como la administración de documentos, software colaborativo, administración de contenido web y administración de registros.
- El componente de almacenamiento realiza copias de seguridad temporales de la información que cambia con frecuencia a corto plazo dentro de estructuras de carpetas flexibles para permitir a los usuarios ver o editar información.
- El componente conservar hace una copia de seguridad de la información que cambia con poca frecuencia a mediano y largo plazo y generalmente se logra a través de funciones de administración de registros. Se usa comúnmente para ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de otro tipo.
- El componente de entrega proporciona a los clientes y usuarios finales la información solicitada.
Cómo funciona ECM
La administración de contenido empresarial se refiere a la colección de estrategias, métodos y herramientas que se utilizan para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar información clave de procesos organizacionales a lo largo de su ciclo de vida.
El ciclo de vida típico del contenido digital sigue estos pasos:
- Se captura la información.
- El contenido se publica en el sitio web o la intranet de la empresa.
- El contenido se archiva y se realiza una copia de seguridad en un repositorio seguro para garantizar que nunca se pierda.
- El contenido antiguo y no utilizado se elimina para crear más espacio de almacenamiento para la información relevante.
Al implementar un sistema ECM, el primer paso es documentar todos los tipos de contenido con los que se ocupa la organización, los procesos comerciales de los que forma parte y quién maneja el contenido. El software ECM se puede utilizar para identificar contenido duplicado y casi duplicado, lo que permite a la organización mantener algunas copias de un contenido en particular en lugar de cientos. Esta variedad de información se organizará en una ubicación central con los metadatos del documento almacenados en carpetas, lo que garantiza que el contenido esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.
Los usuarios aprobados pueden encontrar documentos específicos mediante búsquedas de texto completo. El sistema ECM recuperará el documento y se lo presentará al usuario, permitiéndole leer, editar o imprimir una copia de la información, independientemente de su ubicación o del dispositivo que estén usando. Los sistemas ECM también permitirán a los usuarios buscar palabras o frases específicas dentro de los documentos almacenados, disminuyendo el tiempo dedicado a escanear el contenido y aumentando la productividad.
Independientemente de la industria o el departamento que implemente ECM, los usuarios tendrán los mismos objetivos:
- Eliminar la dependencia del papel.
- Optimizar todos los procesos comerciales.
- Reducir el riesgo organizacional.
- Optimizar la productividad.
- Mejorar el servicio al cliente.
Un sistema de gestión de contenido empresarial eficaz proporcionará a todos los miembros de la organización un fácil acceso a toda la información que necesitan para tomar decisiones comerciales, completar proyectos, colaborar y desempeñarse con una eficiencia optimizada.
Beneficios de ECM
Como se mencionó, ECM proporciona una plataforma centralizada donde el contenido se puede almacenar y difundir de una manera que cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo y las pautas de gestión de riesgos. Un ECM logra los dos últimos beneficios al eliminar los procesos ad hoc que pueden exponer a una empresa a riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales.
Otros beneficios que se encuentran en los sistemas ECM de función completa incluyen características tales como taxonomías de contenido, capacidades de auditoría, check-in/check-out y otros controles de flujo de trabajo y mecanismos de seguridad.
Un ECM eficaz puede agilizar el acceso y los procesos comerciales, eliminar los cuellos de botella al reducir el almacenamiento, así como las necesidades de papel y correo, optimizar la seguridad, mantener la integridad y minimizar los gastos generales. Todo esto puede conducir a una mayor productividad.
Otros beneficios proporcionados por un sistema de gestión de contenido empresarial incluyen:
- La gestión eficaz del conocimiento (KM) es proporcionada por la capacidad de la organización para crear, compartir y optimizar el conocimiento y el contenido total que se encuentra en el sistema ECM.
- La minería de datos se mejora con las herramientas de análisis y búsqueda de datos proporcionadas por el sistema ECM. También se pueden establecer rangos y parámetros de búsqueda, lo que permite a los usuarios limitar sus resultados de búsqueda y encontrar de manera más eficiente la información que necesitan.
- Los sistemas ECM pueden proporcionar a las organizaciones una única fuente de verdad (SSOT) al estructurar la información de modo que solo se almacene una vez, en un repositorio de contenido digital seguro. Esto reduce el riesgo de duplicación y garantiza que toda la empresa tenga acceso a una información única, aprobada y autorizada.
- Los sistemas ECM reducen los costos en toda la organización al automatizar procesos que antes eran manuales, reduciendo las sanciones por cumplimiento, minimizando las necesidades de almacenamiento y reduciendo los requisitos postales.
Software ECM
Si bien los sistemas ECM brindan una serie de capacidades, las empresas que desean más flexibilidad para elegir herramientas de administración de contenido o que no necesitan todos los componentes de una suite ECM pueden comprar aplicaciones únicas de proveedores de software para satisfacer sus necesidades. Este enfoque para administrar el contenido empresarial, que incluye aplicaciones, plataformas y componentes de servicios de contenido, se incluye en la clasificación de servicios de contenido creada por Gartner en 2016.
Para diferenciarse de la competencia, algunos proveedores de ECM están comenzando a comercializar sus productos como sistemas de gestión de contenido (CMS).
Los objetivos críticos del software ECM incluyen:
- Incrementar la satisfacción del cliente haciendo que la información esté disponible y sea de fácil acceso.
- Disminución de los costos operativos y de almacenamiento.
- Optimización de la productividad poniendo la información adecuada a disposición de las personas adecuadas cuando la necesiten.
- Mejorar los procesos de toma de decisiones y mejorar la capacidad de la organización para aprovechar de manera eficiente oportunidades importantes.
- Garantizar la continuidad de las operaciones comerciales mediante copias de seguridad de cuentas, control de versiones de documentos, almacenamiento seguro, archivos y procesos de recuperación ante desastres.
Los elementos clave comunes del software ECM incluyen:
- Gestión del ciclo de vida del contenido
- Gestión de flujo de trabajo
- Sistema de gestión de documentos
- Gobernanza de la información
- Herramientas de colaboración
- Gestión de activos digitales
El software ECM permite a los usuarios convertir fácilmente cualquier documento en papel en información digital, lo que permite almacenarlo en el sistema ECM y compartirlo, administrarlo y extraerlo con mayor eficiencia. El software también ayuda a las organizaciones a definir sus procesos comerciales, mejorar la colaboración en equipo, optimizar la seguridad de los documentos y mejorar la productividad con acceso inmediato a los documentos necesarios. Además, el software ECM incorpora la planificación de recuperación ante desastres, lo que permite a las organizaciones asegurar y proteger digitalmente su contenido contra robos, incendios o desastres naturales, al mismo tiempo que garantiza que las operaciones se desarrollen con normalidad en caso de un desastre.
Si se debe elegir un lenguaje de programación para las aplicaciones del lado del servidor de back-end, entonces la decisión debe tomarse en función de las preferencias personales y la experiencia, en lugar de cuál es la base de código establecida o qué bibliotecas están fácilmente disponibles dentro de la organización.
Algunos productos de software de ECM líderes incluyen:
- DocuWare
- Laserfiche
- Seismic
- Veeva Vault
- IBM FileNet Content Manager e IBM ECM
- DocuShare
- DocStar ECM
- Oracle WebCenter Content y Oracle Content and Experience Cloud
Futuro de ECM
Las estrategias y herramientas de gestión de contenido empresarial están cambiando para adaptarse a las demandas de las organizaciones que buscan más agilidad e integración. A medida que la tecnología evoluciona, las plataformas ECM agregan más funciones.
Más organizaciones están incorporando herramientas de colaboración en equipo en su enfoque de ECM y los avances constantes en la tecnología de nube, móvil y analítica continúan aumentando las expectativas de los usuarios sobre las capacidades del sistema de ECM. La automatización y el aprendizaje automático se están convirtiendo en contrapartes clave de ECM, y cada vez es más probable que la implementación en la nube sea la clave para maximizar la efectividad de un sistema ECM.
