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¿Cómo la gestión de cambios de SAP afecta la adopción?
Las empresas que quieren garantizar una implementación exitosa de SAP también deben centrarse en la gestión del cambio organizacional.
La implementación de SAP es un proceso intrínsecamente complejo y difícil para cualquier empresa. El éxito descansa en última instancia en los usuarios finales que adoptan –o no– el nuevo sistema y lo utilizan como es debido. Por esa razón, la gestión del cambio organizacional (OCM) específicamente relacionado con las implementaciones de SAP, o la gestión del cambio de SAP, es crucial. Las iniciativas de gestión del cambio de SAP abarcan cuestiones tales como la comunicación y los cambios en los procesos culturales, todos los cuales afectan el despliegue de un ERP altamente integrado como SAP. De hecho, las empresas que crean este tipo de iniciativas cosechan beneficios de negocios mucho mayores y más duraderos que las que no lo hacen. Para ello, a continuación hay cuatro claves para una gestión eficaz del cambio SAP.
Identificar los propietarios y promotores de los procesos
La implementación exitosa de SAP requiere mucho más que colocar unos artilugios de marketing en diferentes ubicaciones físicas para anunciar la selección y luego la implementación de un nuevo sistema ERP. Se requiere de estrategias proactivas y propietarios de procesos como parte de llevar a los usuarios a bordo. No es probable que el integrador de sistemas (SI) de SAP lidere una iniciativa OCM, ya que será menos afectada por la forma en que el nuevo sistema cambia los procesos de la empresa. En cambio, las empresas podrían considerar traer a una empresa de consultoría OCM especializada como parte de la implementación de SAP, de la realización de reuniones de grupos focales, y de la incorporación de agentes de cambio que proactivamente promueven el nuevo sistema ERP y sean el primer punto de contacto con el IS, los usuarios de negocios y otras partes interesadas.
Comunicar los cambios en los roles y responsabilidades
Como una manera de agilizar los procesos de negocios, la implementación del software de aplicaciones empresariales como SAP ciertamente implica adoptar y adaptar las mejores prácticas de SAP. Sin embargo, esto a menudo también significa que habrá nuevas divisiones de roles y responsabilidades para atender a los requerimientos de SAP, que pueden conducir a conflictos internos entre las distintas partes interesadas. Es por eso que comunicar efectivamente las alteraciones en las funciones y responsabilidades, y proporcionar entrenamiento a medida son la clave para la gestión del cambio de SAP.
Proporcionar educación sobre nuevos informes y funciones
Las empresas a menudo no logran comunicar que la implementación de un nuevo sistema ERP es también una excelente oportunidad para simplificar procesos complejos para eliminar o reducir al mínimo el trabajo manual. Por esta razón, las iniciativas OCM relacionadas con la implementación de SAP también deben incluir capacitación y defender el uso de informes y características estándar en lugar de los personalizados.
Involucrar a los usuarios
Una implementación de ERP se beneficia enormemente de la participación del usuario. De hecho, cuando se les pide a los propietarios de los procesos de negocio evaluar los beneficios de negocio que van a cosechar de un sistema SAP, su convencimiento del nuevo sistema ERP aumenta en gran medida. También comienzan a actuar como agentes de cambio del nuevo sistema ERP, lo que ayuda a promover su adopción.
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