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Teletrabajo: requerimientos básicos para empresas y sus empleados
Las empresas que recién se ven en la necesidad de habilitar esquemas de trabajo remoto tal vez se pregunten por dónde comenzar y cómo destinar el presupuesto. Expertos de Nutanix y F5 ofrecen algunos consejos para la infraestructura básica, tanto del lado de la compañía como de los empleados.
Si bien muchas empresas latinoamericanas han habilitado algún tipo de esquema para permitir que algunos de sus empleados laboren a distancia, lo cierto es que no todas estaban preparadas para enfrentar un escenario de cierre forzoso de instalaciones durante un par de semanas, o más.
La pandemia del Covid-19 ha ocasionado que compañías en todo el mundo implementen programas emergentes de teletrabajo, para mantener la continuidad de sus operaciones a pesar de que la gran mayoría –si no es que todos– sus empleados estén trabajando desde sus casas.
Ahora bien, el trabajo remoto funciona de manera óptima cuando la empresa provee a los empleados con equipos móviles configurados con las herramientas necesarias para acceder a distancia a los recursos corporativos, de forma segura. Sin embargo, muchas empresas aún no han dotado a su personal de computadoras móviles, sino que cuentan con equipos de escritorio en la oficina, por lo que enviar a un empleado a trabajar desde casa implica la necesidad de que éste cuente con su propio dispositivo de cómputo y una buena conexión de internet.
Además de las complicaciones de conectividad y afectaciones a la productividad, depender de la infraestructura de los empleados en casa genera una serie de desafíos para proteger la información empresarial. Más aún, cuando la empresa en cuestión no cuenta con recursos suficientes para adquirir la tecnología necesaria en un momento apremiante. ¿Cómo pueden habilitar un esquema de teletrabajo rápidamente, al tiempo que vigilan el uso de la información empresarial?
Dos expertos de la industria nos cuentan qué requerimientos básicos se pueden implementar a un bajo (o nulo) costo para empresas y empleados.
Continuidad del negocio desde la nube
Fernando Zambrana, Country Manager de Nutanix en México, aconseja aprovechar las tecnologías basadas en la nube o de virtualización, como soluciones de escritorio como servicio (DaaS) o infraestructura de virtualización de escritorios (VDI).
Fernando Zambrana
Zambrana opina que, si bien es complicado habilitar desde cero una arquitectura de trabajo remoto en el centro de datos, para las empresas que no contaban con ello, pueden valerse de herramientas ya probadas en el mercado. “Desde Nutanix les apoyamos con la solución Xi Frame, que se puede habilitar en horas y se puede montar en la nube. Es una solución para habilitar DaaS, ofrecer un cliente virtual o virtualizar sus apps para visualizarlas en cualquier navegador. Si el cliente ya cuenta con infraestructura Nutanix se puede montar ahí, si no, se puede instalar rápidamente en Azure, Google Cloud o AWS”, dijo el directivo.
Lo que es importante, aclaró, es elegir un método de autenticación de accesos, que se integre con soluciones de almacenamiento en la nube para compartir y almacenar archivos. En este sentido, otra solución de Nutanix que permite habilitar a miles de empleados remotos rápidamente es FastTrack for VDI. Esta tecnología incluye servicios para configurar y aprovisionar escritorios en menos de cinco días al tiempo que proporciona acceso seguro y sin complicaciones a las aplicaciones empresariales, lo que permite mantener los controles de seguridad como si estuvieran dentro del perímetro de la red.
Mantener el control de lo que los empleados hacen con la información corporativa es más crucial que nunca cuando dicha información puede ser extraída y alojada en un equipo de cómputo personal o dispositivo móvil, por lo que las empresas deberían contar con políticas para monitorear las actividades de los empleados, así como también la entrega de resultados.
Zambrana aconseja definir los resultados esperados o entregables por el rol de cada empleado. Si bien estos entregables deberían estar definidos de forma previa, cuando se manda al empleado a trabajar de forma remota es muy importante que queden claras las expectativas. La mayoría de los empleados de Nutanix son remotos, nos reunimos en oficinas para juntas con clientes y asociados, pero nuestra plataforma y aplicativos de trabajo son de software como servicio (SaaS), así que venimos trabajando remotamente desde hace tiempo”, explicó. Para ello, Nutanix ha desarrollado una cultura de trabajo con indicadores clave de desempeño (KPIs), donde el empleado tiene que tener qué tiene que hacer y cómo evaluar su desempeño.
Pero, por otro lado, para que los empleados cumplan con lo que se espera de ellos, necesitan contar con las herramientas necesarias para conectarse a una junta y realizar sus funciones, incluyendo aplicaciones de colaboración que les permitan mantenerse en comunicación con sus colegas.
Acceso seguro y ancho de banda para los empleados
Desde el punto de vista de los trabajadores, lo más importante para el personal es contar con las herramientas para hacer su trabajo casi de la misma manera en que lo harían si estuvieran en su oficina, directamente conectados en la red empresarial.
Carlos Ortiz Bortoni, Country Manager de F5 para México, opina que aun cuando no todos los empleados tengan la última tecnología en casa, no es tan difícil conectarse remotamente, pues hay soluciones de conectividad disponibles para teléfonos celulares y tabletas. “La gente, en general, ya tiene fácil acceso a la tecnología adecuada. Los colaboradores pueden hacer uso de sus dispositivos personales sin tener que descargar software adicional que les permita acceder a los recursos corporativos sin poner en riesgo los activos”, explicó Ortiz.
Carlos Ortiz Bortoni
Sin embargo, en lo que se refiere a tecnología, es crucial evaluar el usuario, el tipo de dispositivo que usan, la conectividad y el tipo de aplicaciones antes de permitir el acceso. Y aquí es donde la tecnología de acceso seguro de F5 cobra relevancia para las empresas.Agregó que al habilitar accesos remotos se deben tomar en cuenta la seguridad y la conectividad, considerando que, lo primero que se debe cuidar, es la seguridad e integridad de las personas. “Usar la tecnología de una manera sabia e inteligente es un llamado de adaptación a esta nueva manera de vivir, la tecnología está a disposición de las personas, no las personas a disposición de la tecnología”, expresó el directivo de F5.
Ortiz aconseja a los empleados verificar que su conexión de banda ancha ofrezca un mínimo de 600kbps de subida y descarga, pero lo recomendado es de 1.5mbps. “Lo primero es adaptarnos a trabajar de forma diferente, porque no es lo mismo utilizar la red de la oficina que estar en casa y que los hijos estén descargando video”, dijo. La capacidad de ancho de banda también es un tema a considerar si el equipo de colaboradores de la empresa organiza reuniones virtuales, por videoconferencia, donde la transmisión de audio y video de forma fluida son críticas para la comunicación.
Fernando Zambrana, de Nutanix, coincide: “Los empleados deben tener una línea telefónica fija o móvil para mantener la comunicación, mientras que las empresas deben habilitar más capacidad en sus redes para soportar el incremento en la necesidad de audio y video.”
Agregó que, pensando a futuro, las empresas tienen que pensar en que los empleados tengan un dispositivo móvil con un buen sistema de autenticación y una opción de almacenamiento en la nube, pero también deben prepararse para el incremento exponencial del consumo de ancho de banda hacia el centro de datos.
En Nutanix, explica Zambrana, los empleados trabajan de forma remota desde hace tiempo, utilizando sus propias herramientas de infraestructura de escritorio virtual, “así es como seguimos las reuniones sin perder el toque de vernos cara a cara”, dijo.
Por su parte, Carlos Ortiz contó que en F5 habilitan soluciones de videoconferencia desde la nube que se utilizan sobre demanda y cuyos requisitos de instalación son mínimos, como Zoom o Microsoft Teams. “Una de las maneras de ofrecer seguridad a las personas es proporcionarles conexiones seguras para que no salgan a buscar alternativas en la calle y que permanezcan en casa cumpliendo con sus obligaciones de forma productiva”, expresó.
¿En qué invertir primero?
Si las empresas cuentan con un presupuesto determinado para habilitar esquemas de trabajo remoto, ¿en qué tipo de soluciones deberían invertir primero?
Ortiz Bortoni recomienda la seguridad, antes que nada. Seguridad de la información, seguridad de las operaciones. “No podemos darnos el lujo de perder la conectividad y queremos que los empleados se conecten desde donde sea, pero que estén conectados. Sin embargo, no todas las empresas pueden soportar tantas conexiones con los estándares recomendados y ello genera brechas de seguridad”, advirtió.
Ahora bien, no se trata de correr y comprarle al primer proveedor de seguridad que toque la puerta en estos días. “No hay que caer en el pánico y precipitarse con las decisiones. Pero tampoco podemos esperar mucho para tomar decisiones de negocio; la adaptabilidad es esencial”, aconsejó Ortiz.
“Esta pandemia está cambiando toda la estructura de trabajo, como no recuerdo haberlo visto en mi experiencia profesional”, comentó el directivo de F5. Agregó que, a causa del Covid-19 está cambiando el esquema al trabajo en casa está cambiando el modelo de liderazgo empresarial, así como la responsabilidad de los empleados, que implica horarios, orden y disciplina. Así, aunque se esté en casa, es posible mantener la productividad al tiempo que se resguarda la integridad del personal. “F5 puede contribuir a que los clientes tengan mejores dispositivos para la continuidad de su negocio sin exponer a su gente”, concluyó Ortiz.
Y hablando de continuidad del negocio, el directivo de Nutanix aconseja invertir los recursos disponibles en un plan de continuidad de negocio; en asegurar el servicio a los clientes, las compras en línea y envíos a domicilio, eso requiere una infraestructura adicional que tal vez no se tenga aún. “De aquí en adelante toca prever la continuidad del negocio frente a pandemias, pensar cómo seguir trabajando y dando servicio a los clientes” cuando todo el personal está disperso, recomendó Zambrana. “Yo creo que cuando termine esto no vamos a regresar al business as usual, sino que habrá cambios como resultado de la eficiencia que se obtenga en estas semanas”, finalizó.
