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Siete desafíos de gestión de procesos de negocio y cómo solucionarlos
En el camino hacia una iniciativa de BPM exitosa, la falta de apoyo de alto nivel, objetivos poco claros, cambios culturales y entornos de prueba deficientes son algunos de los obstáculos que se pueden superar.
Para comprender mejor y perfeccionar la forma en que operan sus compañías, las corporaciones implementan iniciativas de gestión de procesos comerciales para optimizar los flujos de trabajo; aumentar la productividad general; reducir los riesgos de cumplimiento; eliminar el desperdicio; reducir los costos; enriquecer las experiencias de los clientes; y aumentar la agilidad, la escalabilidad y la eficiencia del proceso.
Un solo proceso comercial puede abarcar muchos roles, tareas y sistemas diferentes, todos ejecutados de diferentes maneras. Los ejecutivos de tecnología, los gerentes comerciales y los equipos de liderazgo deben tener una vista panorámica de su organización y determinar cómo y por qué fallan los procesos comerciales. Las soluciones rápidas pueden parecer una respuesta, pero podrían limitar las oportunidades comerciales a largo plazo y el ROI.
La implementación de la gestión de procesos comerciales (BPM) puede tomar muchas formas, que van desde un análisis profundo de las operaciones hasta el mapeo formal de los procesos comerciales y la implementación de un conjunto integral de herramientas y capacidades. Un proceso mejorado puede significar diferentes cosas para diferentes partes interesadas, según las estructuras de compensación, el estado y las métricas comerciales. También es esencial considerar cómo se alinean los incentivos entre departamentos, socios y clientes.
Para maximizar los beneficios de una iniciativa de BPM , se debe abordar varios desafíos de BPM, incluida la cultura corporativa, el estilo de gestión, las capacidades de prueba, la tecnología y las tendencias del mercado, y la comunicación.
Obstáculos y correcciones de la gestión de procesos de negocio
1. Falta de compromiso y apoyo ejecutivo
La gestión de procesos de negocios requiere tanto de un cambio en la cultura corporativa, como en las implementaciones tecnológicas planificadas. Los empleados pueden resistirse a las iniciativas de BPM si creen que les podría costar su trabajo, su situación laboral u oportunidades de ascenso. "Cuando los empleados se resisten al cambio o no tienen claros los beneficios transmitidos claramente desde el principio, los proyectos de BPM encontrarán resistencia", razonó Dana Daher, analista de investigación sénior en la práctica de CIO en Info-Tech Research Group. Recomendó que los ejecutivos corporativos promuevan los beneficios cualitativos y cuantitativos de BPM a las partes interesadas.
2. Metas y objetivos comerciales poco claros
Las empresas a veces pueden abordar las iniciativas de BPM con objetivos mixtos y contradictorios. "A pesar de la importancia de aprovechar la automatización de procesos", explicó Daher, "muchas organizaciones no crean primero una estrategia integral de BPM". Los equipos de proyectos de BPM, señaló, deben aclarar si el objetivo es mejorar continuamente o rediseñar los procesos. También es mejor incluir equipos comerciales y de TI al crear una hoja de ruta para lanzar e implementar proyectos de mejora de procesos comerciales.
3. Infraestructuras de prueba inadecuadas
Un proceso empresarial abarca varias personas y departamentos, incluidos TI, finanzas y seguridad. "A menudo, los usuarios empresariales utilizan una herramienta de BPM para automatizar determinados procesos, pero no pasan por un proceso de prueba antes de implementar el flujo de trabajo o los pasos de procesamiento de datos", observó Isaac Gould, director de investigación de Nucleus Research.
La falta de pruebas de rendimiento puede provocar fallas en los procesos, errores imprevistos, interrupciones operativas y nuevos riesgos de seguridad. Al planificar la implementación de un sistema BPM, las empresas deben considerar entornos de puesta en escena y sandbox, controles de seguridad y herramientas de prueba automatizadas para medir el rendimiento del proceso. Para eliminar las vulnerabilidades, incluya un desarrollador de TI o un especialista en el proceso de creación de pruebas.
4. Confusión sobre la herramienta adecuada para el trabajo adecuado
Ya sea que se implementen para aplicaciones específicas o como parte de plataformas tecnológicas empresariales más grandes, las diferentes categorías de herramientas BPM pueden mapear, extraer, capturar, implementar, automatizar, analizar y monitorear procesos comerciales. Muchos tomadores de decisiones de TI no ven una diferencia entre las categorías de herramientas para la automatización de procesos comerciales, la orquestación de procesos, los procesos robóticos, la hiperautomatización y BPM, dijo Bernd Ruecker, cofundador y tecnólogo jefe del proveedor de la plataforma de flujo de trabajo de código abierto y la plataforma de automatización de decisiones Camunda. "Los tomadores de decisiones y las organizaciones", sugirió, "necesitan mejorar su comprensión de las categorías de herramientas para seleccionar la solución adecuada para su entorno individual".
5. Procesos ocultos vulnerables a averías
Los procesos comerciales a menudo se crean con el tiempo, a medida que los usuarios encuentran mejores formas de resolver problemas menores. Esta evolución gradual da como resultado procesos ocultos que no han sido claramente identificados y pueden colapsar cuando las personas no están disponibles, dejan la empresa, cambian de puesto o cambian otras circunstancias. "La pandemia, que ha llevado a los negocios a los lugares de trabajo híbridos distribuidos, ha hecho que la búsqueda, la reparación y la automatización de los procesos rotos sea una necesidad para muchas empresas", dijo Nicolas Chabanoles, CTO de BPM de código abierto y proveedor de plataforma de desarrollo de bajo código Bonitasoft. La transparencia a través de una comunicación clara sobre los objetivos de la empresa, señaló, permite a su equipo enfocarse en procesos específicos para la automatización con una participación total de arriba hacia abajo.
6. Mala visibilidad y trazabilidad del proceso
Cuando los procesos comerciales abarcan muchos sistemas de TI y grupos de personas, generalmente surgen problemas de visibilidad y trazabilidad. Estos problemas, explicó el CEO y cofundador de Bonitasoft, Miguel Valdés Faura, pueden hacer que sea difícil determinar cuándo un proceso involucra intercambios recíprocos múltiples excesivos, especialmente con partes externas como proveedores, contratistas y agentes. Para garantizar que los proveedores estén registrados con certificaciones actualizadas, por ejemplo, los documentos críticos deben enviarse, revisarse, aceptarse e integrarse en los sistemas internos, creando cadenas de comunicación que son difíciles de rastrear.
La mejor manera de abordar los problemas de visibilidad y trazabilidad, aconsejó Faura, es diseñar el modelo de datos comerciales teniendo en cuenta a las partes externas e incluir los mecanismos de aprobación, las partes, las tareas y los escalamientos de procesos.
7. Contratos e incentivos de terceros inflexibles
Las empresas deben reconocer cómo los acuerdos contractuales existentes y las estructuras de incentivos podrían impedir las iniciativas de BPM. Las empresas que contratan el trabajo de una aplicación a la vez luchan con BPM, dijo Mike Fitzmaurice, vicepresidente de América del Norte y principal evangelista del proveedor de la plataforma de automatización de procesos de BPM, Webcon.
Un modelo presupuestario que está bloqueado en una cotización de precio fijo y un cronograma de entrega, por ejemplo, puede impedir nuevas oportunidades para reducir costos y aumentar la eficiencia del proceso. "BPM brilla más", aconsejó Fitzmaurice, "cuando conduce a un cambio de cultura, cuando hace que una organización piense en términos de procesos en lugar de solo actividades y activos".
