10 principales pautas para el regreso a la oficina que los líderes empresariales y RRHH necesitan

A medida que aumentan las órdenes de quedarse en casa, las empresas de todo el mundo se enfrentan a una decisión compleja: si los trabajadores pueden regresar a la oficina y cómo lo harán.

"Mientras estábamos 'todos juntos' al inicio de la crisis de COVID-19, no se puede decir lo mismo de cómo saldremos", dijo Leagh Turner, presidente de la firma global de gestión de capital humano Ceridian.

En la nueva normalidad de las máscaras faciales y el distanciamiento físico, las empresas que planean llevar a los trabajadores de vuelta a las oficinas regulares se enfrentarán a una compleja serie de problemas.

Aquí hay una guía específica que los líderes empresariales y de RR.HH. pueden usar como una lista de verificación posterior al COVID-19.

1. Creen una fuerza de trabajo de seguridad laboral

La pandemia de COVID-19 ha afectado posiblemente a todas las empresas. Algunos pueden haber sufrido una menor demanda o haber sido abrumados en exceso. Los líderes empresariales y de recursos humanos pueden haber tomado decisiones difíciles sobre los despidos o la reestructuración o haber sido obligados a contratar en circunstancias difíciles. Traer de vuelta a los trabajadores a la oficina requerirá mucha creatividad y decisiones más difíciles. Eso requiere reunir a un equipo de gestión interdepartamental para abordar las complejidades.

"Los empleadores pueden establecer un 'Grupo de trabajo de reentrada post COVID-19' multidisciplinario con el CHRO, el CIO y los [representantes] legales que dirigen el cargo", dijo Laura Becker, gerente de investigación en el grupo de servicios mundiales de experiencia de empleados en IDC.

"El Grupo de trabajo de reentrada post COVID-19 puede realizar una evaluación de riesgos del lugar de trabajo para ver qué modificaciones se pueden hacer para garantizar la seguridad física [como el espacio y la limpieza]", dijo Becker. "Además, se puede realizar una revisión de las pautas de los centros de control de enfermedades (CDC) federales, estatales, locales, así como de la guía OSHA".

2. Creen políticas y procedimientos de seguridad laboral

La seguridad en el lugar de trabajo significa rediseñar espacios de coworking y salas de conferencias para permitir y promover el distanciamiento social. También significa asegurarse de que se usen máscaras y otras políticas de seguridad.

Los líderes empresariales y de recursos humanos deberán abordar una serie de problemas de seguridad, dijo Gonçalo Caeiro, cofundador de JOYN Group Mobile, un grupo de consultoría y tercerización de TI.

Aquí hay algunas modificaciones de seguridad para el regreso a la oficina, solo para empezar, que deberán considerarse en un mundo posterior al COVID-19:

• Un gran tráfico saliente;
• Controlar la congestión en los pasillos, en los comedores y alrededor de las mesas de refrescos;
• Instituir la detección de temperatura en el lugar de trabajo, como instalar cámaras térmicas para detectar fiebre de los empleados;
• Proporcionar servicios de limpieza casi constantes de varias superficies; y
• Mantener suministros adecuados de máscaras y desinfectante para manos en toda la instalación.

Abordar el hardware compartido también es un requisito de seguridad principal, dijo Caeiro. Cualquier hardware que sea compartido, tocado u operado por dos o más personas debe limpiarse entre usuarios o reemplazarse con hardware asignado específicamente a cada usuario. Esto puede incluir dispositivos como impresoras, copiadoras, servidores, terminales, computadoras de escritorio, teclados de puertas de seguridad y pantallas táctiles.

3. Prepárense para los próximos brotes de COVID-19

Según la información actual sobre el COVID-19 y los desafíos asociados con las pruebas y el tratamiento, un regreso inicial a la oficina puede no durar mucho. Los líderes de recursos humanos y otros deben planificar migraciones de empleados múltiples dentro y fuera de la oficina con el tiempo.

"Muchos funcionarios de salud pública creen que habrá una segunda ola, o como mínimo, y brotes del virus de forma continua", dijo Brian Kropp, jefe de investigación en la práctica de recursos humanos de Gartner.

Los empleadores deben crear un plan de salida del lugar de trabajo antes de que los empleados vuelvan a trabajar, dijo Kropp. Esto les dará a sus empleados más confianza de que estarán seguros en el lugar de trabajo.

"Igual de importante, los líderes no tendrán que tomar una decisión en el momento si hay una erupción del virus en un lugar en particular", dijo.

Los empleadores que planifiquen con anticipación tendrán un conjunto particular de desencadenantes y planes de acción a seguir si los trabajadores comenzaron a dar positivo por COVID-19 o comienzan a mostrar síntomas.

4. Comprendan que la comunicación es clave

La importancia de la comunicación no puede ser exagerada ya que se relaciona con el COVID-19. Eso es especialmente cierto cuando se trata de cualquier regreso a la oficina. La tensión y el miedo que rodean la pandemia de COVID-19 ya son agotadores. Traer a los trabajadores de vuelta a los espacios de oficina durante horas a la vez seguramente aumentará esas emociones.

Los líderes empresariales y de recursos humanos deben asegurarse de que los empleados comprendan los planes de la empresa y qué esperar en el caso de varios escenarios. Los líderes también deben agudizar sus habilidades de empatía.

"Los profesionales de recursos humanos deben estar preparados para una variedad de respuestas, reacciones y experiencias", dijo Peg Buchenroth, vicepresidenta senior de recursos humanos de la agencia nacional de personal Addison Group. "Preparar a las personas con anticipación sobre cómo han cambiado los objetivos comerciales, las pautas adecuadas de los CDC y las expectativas de los nuevos empleados pueden ayudar a garantizar que la transición sea lo más fluida posible".

5. Aumenten la seguridad de la red

Las preocupaciones de seguridad generalizadas han surgido a medida que trabajar desde el hogar ha abierto vulnerabilidades de seguridad de la red.

"Recursos humanos y TI pueden trabajar en estrecha colaboración para garantizar que todos los empleados remotos tengan acceso a la nube del lugar de trabajo para mover archivos sin problemas entre las computadoras del hogar a las computadoras de oficina", dijo Becker.

RR.HH. y TI deben prestar especial atención para garantizar que ningún dato de la empresa se quede atrás o sea expuesto a problemas de seguridad.

"La fusión de los entornos laborales y domésticos ha llevado a una mayor combinación de la información de la compañía en cuentas personales de correo electrónico y mensajería", dijo Deana Uhl, directora gerente de FTI Consulting, una firma de consultoría global. "Cuando los empleados usan cuentas personales para ver y compartir documentos de la empresa que contienen información de identificación personal y propiedad intelectual [propiedad intelectual], el seguimiento y la gestión de esos datos pueden ser muy complicados".

Cuando los trabajadores regresen a los espacios de oficina, los departamentos de RR.HH. y TI deben estar preparados para trabajar con los equipos legales y de cumplimiento para remediar los dispositivos de los empleados y garantizar que la información privada no permanezca en ubicaciones no autorizadas o desconocidas, dijo Uhl.

6. Escalonen el regreso

La mayoría de las empresas necesitarán hacer un enfoque gradual para probar qué tan bien está funcionando la nueva normalidad y, en algunos casos, los funcionarios del gobierno están obligados a hacerlo.

Eso significa que el regreso a la oficina después del COVID-19 tomará muchas formas.

IBM es una compañía que planea organizar el regreso de los empleados a la oficina en oleadas. La primera ola se basa en los roles laborales.

"Las personas que necesitan acceso a equipos en los laboratorios en el sitio o que requieren acceso a más ancho de banda del servidor del que obtienen en casa serán consideradas para la primera ola", dijo Lydia Campbell, directora médica de IBM. "La clave de nuestra estrategia es asegurarnos de que solo aquellos empleados que realmente necesiten regresar en la primera ola lo hagan".

Por ejemplo, los trabajadores no podrán regresar a la oficina solo porque “se sienten enclaustrados”, dijo.

"Demasiadas personas en un espacio pueden afectar nuestra capacidad de mantener a los que necesitan estar sanos y seguros", dijo Campbell.

Los líderes empresariales y de recursos humanos necesitan tiempo para abordar y probar los diversos problemas, como hacer que un plan de oficina abierta sea seguro y cómo abordar espacios compartidos como salas de conferencias, cocinas y baños.

"Estamos determinando si está bien traer de regreso a las personas aprovechando los estándares globales de salud y seguridad para la detección de la salud, el EPP [equipo de protección personal], la planificación del espacio y los servicios de construcción", dijo Campbell.

7. Consideren los efectos de la cultura laboral

Algunas compañías optarán por una fuerza de trabajo remota, o en su mayoría remota. Pasar a un modelo de trabajo remoto conlleva una serie de beneficios para ahorrar dinero, como alquileres o hipotecas de oficinas más bajos, mantenimiento y mantenimiento de instalaciones y seguro de estructura.

"A medida que continuamos realizando el piloto más grande en la historia del mundo, una de las cosas que está surgiendo es que los empleados que trabajan a distancia son tan productivos como los empleados en el lugar de trabajo", dijo Kropp.

Sin embargo, la productividad de los empleados no es el único factor para que un negocio sea un éxito.

El trabajo de hoy depende en gran medida de la colaboración, dijo Kropp. Y aunque la tecnología de colaboración ha mejorado, no es igual a la experiencia en persona.

"Crear una cultura central para involucrar a los empleados es mucho más difícil de lograr en un entorno remoto en comparación con un entorno en persona", dijo Kropp. "Sin estas profundas conexiones culturales, los empleados remotos tienen un mayor riesgo de rotación en comparación con los empleados que ingresan al lugar de trabajo".

8. Anticípense a los problemas de experiencia de los empleados

Es posible que algunos empleados no quieran regresar a la oficina por innumerables razones, incluido el temor a la exposición al COVID-19, una preferencia por trabajar en casa o por otras razones personales.

"Más allá de la logística de regresar de manera segura a la oficina, también reconocemos que existen algunas implicaciones serias para la salud mental y emocional de nuestros empleados, así como preocupaciones sobre la salud de sus familias, los desafíos del cuidado de los niños, las interrupciones del transporte y más", dijo Todd Riesterer, director de personal de LogicMonitor, un proveedor de monitoreo de infraestructura de TI.

Algunos de estos problemas, como el transporte público o las interrupciones en el cuidado de niños, pueden ser algo que su empresa puede abordar directamente con procesos, políticas o tecnología alternativos. O tal vez deban considerar estos problemas al sopesar qué empleados deben regresar a la oficina y en qué orden.

9. Comprendan las implicaciones legales de los empleados reacios

Otros problemas, como las condiciones de salud preexistentes de un empleado o sus familiares, pueden exponer a su empresa a problemas legales o de cumplimiento.

"Si un empleado se niega a volver a trabajar porque tiene una afección médica subyacente que lo pone en mayor riesgo, el empleador debe participar en un proceso interactivo para determinar si la persona tiene una discapacidad de buena fe y, de ser así, si puede acomodar esa discapacidad", dijo Damien Weinstein, un abogado de empleo en Weinstein y Klein.

"Bajo ciertos escenarios, la negativa de un empleado a regresar al trabajo puede estar legalmente protegida", dijo Weinstein. "OSHA requiere que los empleadores proporcionen un lugar de trabajo libre de peligros reconocidos que puedan causar la muerte o daños físicos graves".

Tengan cuidado de obligar a los empleados a regresar a la oficina. Asegúrense de que valga la pena, y los costos potenciales, antes de continuar.

"Con toda practicidad, los empleadores no pueden tener a todos sus empleados de vuelta al lugar de trabajo y [lograr] el distanciamiento social", dijo Kropp. "Además, los impactos en la reputación de los empleadores si obligan a los empleados a regresar al lugar de trabajo podrían ser muy perjudiciales".

10. Busquen orientación legal

El esfuerzo de regreso a la oficina está lleno de campos minados legales adicionales, especialmente aquellos relacionados con prácticas discriminatorias.

 "[Por ejemplo,] es ilegal tratar a alguien de manera diferente debido a su ascendencia, especialmente a los asiático-estadounidenses, debido al falso estereotipo de que dichos empleados tienen más probabilidades de tener COVID-19", dijo Robert Bird, profesor de derecho comercial en la universidad de Connecticut.

También existen dificultades adicionales en la orientación oficial. "Las leyes de empleo se están desarrollando rápidamente a medida que se aplican al COVID-19, pero toda la fuerza de las leyes estatales y federales de empleo aún se aplican", dijo Bird.

El examen de salud puede ser parte de los procesos posteriores al COVID-19, y los líderes de recursos humanos y empresariales deben familiarizarse con información de la guía de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) publicada el mes pasado en Estados Unidos.

"La EEOC está autorizando las pruebas médicas obligatorias para COVID-19", dijo Carrie Hoffman, socia de la firma de abogados Foley y Lardner, LLP. Por otro lado, esta guía no se refiere a los problemas de los proveedores de pruebas, la retención de registros de pruebas, la privacidad de los registros o la responsabilidad por resultados incorrectos, dijo Hoffman. "Todos estos asuntos deben ser investigados con un empleador competente y un asesor de atención médica antes de seguir adelante", dijo.