18 ideas de reducción de costos en RR.HH. para la recesión por covid-19

El clima económico actual ha provocado que las organizaciones reduzcan los presupuestos, congelen la contratación y busquen oportunidades para reducir los costos a medida que capean la recesión del covid-19. Como líder de recursos humanos, tiene un papel importante que desempeñar en estas medidas de reducción de costos.

No solo debe considerar la ganancia a corto plazo, sino también el impacto a largo plazo de las decisiones que usted y otros líderes están tomando hoy. Por ejemplo, reducir el personal puede ayudar a reducir los costos a corto plazo. Pero también puede dejar a los empleados restantes desmotivados y preocupados por sus propios puestos, lo que a su vez reduce la productividad y la competitividad. Los despidos también pueden reflejarse negativamente en la empresa desde la perspectiva del cliente.

En otras palabras, es importante pensar cuáles son las ideas correctas de reducción de costos de recursos humanos para la situación particular de su organización. Aquí están algunas a considerar.

1. Pause grandes proyectos de software. Tanto Recursos Humanos como TI pueden congelar grandes proyectos de software, como un nuevo sistema HCM, hasta que TI pueda realizar una evaluación para determinar si hay suficiente valor y fondos para continuar el proyecto.
2. Explore las renovaciones de licencias de software. Muchos sistemas de recursos humanos basados ​​en la nube tienen licencia en función del recuento de empleados mensual o anual. Es importante comprender cómo el proveedor factura a la organización y asegurarse de que se esté utilizando el personal correcto. Por ejemplo, si la organización se factura en función de la plantilla mensual y la organización reduce la fuerza laboral, alguien dentro de la organización deberá asegurarse de que la próxima factura refleje la plantilla más pequeña. Si la renovación anual se vence, alguien debe confirmar el número de empleados y ajustar el contrato en consecuencia. Alguien en RR. HH. o TI también puede hablar con el proveedor sobre los descuentos que pueden ofrecer durante la recesión económica.
3. Congelación de contrataciones. Esta es una práctica común y que a menudo se implementa rápidamente cuando la economía entra en recesión. Si bien es posible que se requiera un congelamiento total en ciertos momentos, será importante reevaluar todas las posiciones abiertas e identificar aquellos que usted y otros líderes consideren como roles clave dentro de la organización para que esos roles puedan reabrirse y llenarse de manera oportuna.
4. Reducir la dependencia de terceros. Siempre que sea posible, usted y otros líderes pueden considerar llevar el trabajo realizado por terceros a la empresa. Esto es especialmente importante cuando los recursos internos tienen las habilidades requeridas y el tiempo disponible para asumir el trabajo adicional. Su equipo también puede apoyar a la organización a medida que determinan si también pueden usar a sus empleados internos para estas nuevas responsabilidades.
5. Subcontratar trabajos no esenciales. Si su organización tiene un trabajo que no es esencial para sus operaciones diarias, es posible que desee considerar externalizarlo a un tercero. Si bien esta opción puede conducir a reducciones de personal dentro de su organización, puede ayudar a su empresa a sobrevivir a la recesión y reducir los costos a largo plazo.
6. Cancele los contratos de subcontratación y traiga el trabajo internamente. Su organización puede estar pagando una prima por la flexibilidad ofrecida por un tercero. Si tiene el ancho de banda para hacer el trabajo con recursos internos, podría ser beneficioso para todos, ya que podría ahorrar dinero y retener a sus empleados. Es importante tener en cuenta las obligaciones contractuales que pueda tener con el tercero antes de cancelar el contrato. Por ejemplo, puede haber una tarifa por romper el contrato, que debería tenerse en cuenta en su decisión.
7. Redistribuir el trabajo internamente. A medida que los proyectos se cancelan o retrasan, las demandas del equipo de recursos humanos pueden cambiar. Para evitar despidos y contrataciones en diferentes áreas, puede redistribuir el trabajo dentro del equipo de Recursos Humanos. Por ejemplo, si el reclutamiento se reduce a solo roles críticos, es posible que pueda usar el tiempo de los reclutadores en otras áreas de recursos humanos.
8. Contratar una fuerza laboral temporal. Los empleados temporales o consultores pueden ser una opción viable para controlar los costos, ya que pueden no tener derecho a todos los beneficios recibidos por los empleados permanentes, tales como beneficios de salud y bonificaciones. También puede controlar la duración del acuerdo, de modo que solo se comprometa por un corto período de tiempo o proyectos específicos.
9. Monitoree y limite las horas extras y las primas de turno. Tanto su equipo principal de recursos humanos como la nómina pueden desempeñar un papel importante para ayudar a la organización a analizar las tarifas por hora al revisar las prácticas de programación para reducir las horas extra y cambiar las primas siempre que sea posible. También puede haber características que el equipo de recursos humanos puede habilitar en su software de recursos humanos que marcarán las horas extra cuando un empleado está programado para demasiadas horas en un período de pago, proporcionando un enfoque proactivo para reducir los costos.
10. Congele iniciativas de recursos humanos no esenciales. El equipo de recursos humanos puede tener programas en marcha que se basan en la experiencia de organizaciones externas. Ejemplos de este tipo de proyectos incluyen el desarrollo de cursos de aprendizaje electrónico, planificación de la fuerza laboral y recompensas totales. Estos también son los tipos de proyectos que podría considerar que aborden los equipos internos.
11. Agilizar procesos. Al revisar sus procesos actuales de recursos humanos, es posible que pueda identificar áreas donde se pueden encontrar eficiencias, liberando a los empleados para que trabajen en otras tareas que de otro modo requerirían personal adicional. También puede identificar el trabajo que puede detenerse temporalmente o eliminarse por completo si ya no es necesario.
12. Hacer reducciones temporales de la fuerza laboral. RR.HH. puede ayudar a la organización a planificar y ejecutar una estrategia para reducir temporalmente los costos relacionados con los empleados de la organización mediante la introducción de programas de trabajo compartido, la reducción de las horas de los empleados, la suspensión de los empleados o la implementación de despidos temporales.
13. Identificar y solicitar programas gubernamentales. Los gobiernos de varios países han ofrecido incentivos para que las empresas eviten los despidos, ofrecieron descuentos fiscales especiales y otros programas que una organización puede usar. RR.HH. está bien posicionado para asociarse con miembros de otros departamentos, como finanzas, para identificar los programas que se aplican a la organización e implementarlos.
14. Revisar los programas de compensación total. Su organización puede ofrecer programas que son costosos para que su empresa administre y proporcione, pero que tienen muy poco interés para su base de empleados. Por lo tanto, pueden proporcionar un ahorro potencial sin molestar a todos los empleados. Por ejemplo, su compañía puede ofrecer $ 5,000 por año en asistencia de matrícula, pero la mayoría de los empleados no aprovechan el programa. Si bien eliminarlo por completo ahorrará dinero y solo afectará a un pequeño número de empleados a corto plazo, es posible que pueda simplemente reducir la cantidad anual y, por lo tanto, encontrar un equilibrio entre centrarse en la reducción de costos a expensas de perder un beneficio que podría ayudar a atraer y retener a los mejores talentos.
15. Controlar el gasto en artículos no esenciales. El lanzamiento de una congelación en toda la organización o la implementación de aprobaciones para gastos no esenciales puede generar ahorros significativos. Por ejemplo, es posible que pueda esperar para comprar equipos informáticos nuevos, reorganizar escritorios en un espacio de oficina o comprar muebles de oficina nuevos. Al implementar aprobaciones más estrictas, su organización podrá garantizar que los elementos esenciales avancen.
16. Eliminar o reducir la capacitación externa. La capacitación es importante para las organizaciones y los empleados, ya que puede desarrollar nuevas habilidades, ayudar con la retención y proporcionar nuevas ideas a la organización. Si no tiene el presupuesto para capacitación externa, quizás tenga expertos en la materia dentro de su empresa que puedan realizar sesiones de capacitación para llenar el vacío. Para su talento superior, puede considerar reducir la cantidad de sesiones de capacitación externas tomadas en el año dado, pero no detenerlas todas juntas.
17. Aliente a los empleados a usar el tiempo de licencia guardado. Hacer que los empleados usen el tiempo de licencia guardado, como el tiempo de vacaciones, reducirá la deuda de la organización. Si bien esto no proporciona un beneficio en efectivo, sí mejora el balance de la organización.
18. Tratar con empleados de bajo rendimiento. Como último recurso, si tiene empleados que no cumplen con las expectativas, este puede ser el momento adecuado para finalizar su empleo. Si bien nunca es fácil, en un momento en que la organización requiere un ahorro de costos, es una razón adicional para enfocarse en sus empleados de mayor rendimiento.

Si bien todas las recesiones tienen cierto grado de incertidumbre, la recesión por el covid-19 presenta desafíos únicos. Las empresas han experimentado dificultades en las recesiones pasadas, pero pocas podrían haber predicho el cercano cierre de la economía en todo el mundo.

La reducción de costos de recursos humanos, así como la reducción de costos en toda la organización, es un juego de adaptación a la velocidad del rayo. A medida que el covid-19 aumenta y se retira, los líderes deben responder a las condiciones del mercado, los desafíos de la cadena de suministro y las ramificaciones del distanciamiento social en el lugar de trabajo.