9 casos de uso de ERP a considerar antes de comprar un sistema ERP

Para las organizaciones que luchan con datos y sistemas dispares, desconexiones de comunicación entre departamentos, ineficiencias operativas y retrasos, la compra de un sistema ERP es un remedio potencial.

Las organizaciones buscan soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) para resolver cualquier número de problemas que van desde ganar visibilidad en el inventario y las cadenas de suministro hasta mejorar la gestión de proyectos y el monitoreo del cumplimiento. En general, el software ERP se considera una herramienta poderosa que ayuda a las empresas a tomar decisiones más informadas.

Más allá de eso, las empresas tienen otros factores que considerar antes de comenzar el proceso de selección del sistema ERP. El software ERP es extremadamente variado, ofrece niveles profundos de personalización y brinda a las empresas una enorme flexibilidad en sus opciones de ERP. Pero esa flexibilidad también dificulta la decisión de compra.

Debido a que existen tantos tipos diferentes de sistemas ERP, conocer los objetivos específicos de producto, TI, operativos y comerciales de una empresa es primordial antes de buscar opciones. Aquí hay nueve casos de uso comunes de ERP que pueden ayudar a elegir el software ERP.

1. Las pequeñas y medianas empresas desean los beneficios de ERP, pero desconfían de los costos iniciales

Una pequeña y mediana empresa desea mejorar sus procesos comerciales, eliminar los costos y las inconsistencias de datos de múltiples sistemas y mejorar la eficiencia operativa.

La empresa elige un software ERP basado en la nube, que le permite reemplazar sus sistemas sin tener que invertir en hardware y software ERP para su centro de datos. En cambio, el proveedor de la nube ejecuta la infraestructura ERP, que la empresa paga efectivamente en una suscripción mensual.

Con los equipos de finanzas, los representantes de ventas y otros usuarios comerciales que inician sesión en el mismo sistema y trabajan con datos consistentes y actualizados, la empresa puede tomar decisiones más rápidas e informadas. Además, la inversión en ERP puede crear un efecto multiplicador, ya que una mejor toma de decisiones impulsa el crecimiento de los ingresos, lo que puede llevar a un uso ampliado del sistema ERP, que a su vez puede permitir un mayor crecimiento.

2. La empresa centrada en la industria quiere un ERP alineado con sus necesidades específicas

Una empresa en una industria altamente especializada —por ejemplo, alimentos y bebidas— quiere un ERP adaptado a sus necesidades y presiones comerciales específicas.

Estas empresas eligen un sistema ERP diseñado específicamente para su industria. El ERP especializado ahorra tiempo a la empresa en la adaptación del ERP a su entorno empresarial y proporciona la infraestructura y los flujos de trabajo adecuados para ejecutar los procesos empresariales que son exclusivos de su industria.

Un sistema ERP especializado también ofrece oportunidades para crear una integración bidireccional, lo que permite que los cambios en el software ERP activen actualizaciones en un sistema relacionado, y viceversa —por ejemplo, una plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) basada en la nube— evitando así la necesidad para la entrada de datos manual y producir más datos en tiempo real.

3. Las grandes empresas necesitan integrar nuevas filiales u oficinas remotas

Una gran empresa tiene un sistema ERP local para sus procesos internos, pero necesita una forma rápida de incorporar oficinas globales o subsidiarias recién adquiridas.

La empresa utiliza un enfoque ERP de dos niveles que combina una versión basada en la nube de su sistema ERP local —o software compatible de un proveedor diferente— con capacidad de localización para sus instalaciones en diferentes países. Los sitios remotos pueden comenzar más rápidamente en la nube, dando tiempo a la empresa matriz para integrarlos en el sistema ERP local más adelante, si es que lo hacen.

Este enfoque también puede ayudar a la empresa en el frente de la gestión de recursos humanos al simplificar la incorporación de nuevos empleados durante las expansiones y adquisiciones.

Con el tiempo, la empresa puede decidir si trasladar sus oficinas remotas y subsidiarias adquiridas a su ERP local o migrar la versión corporativa a la nube.

4. El fabricante debe optimizar las operaciones y los costos

Un fabricante necesita integrar sus procesos de fabricación y mejorar la eficiencia. También quiere deshacerse de las discrepancias de datos y los costos de licencias de software al usar un sistema diferente para cada función.

La empresa compra un sistema ERP con sólidas funciones de planificación de requisitos de materiales (MRP) para resolver problemas típicos, como la compra y gestión de componentes y materias primas, así como el seguimiento de pedidos, comenzando con la colocación y el origen de pedidos. Al utilizar también las funciones de gestión de pedidos del ERP, la empresa puede comenzar a procesar estos pedidos durante todo el proceso de fabricación, distribución y entrega, finalizando con el cumplimiento y el pago del pedido.

Dicho sistema también puede ayudar a automatizar funciones tan importantes como la gestión de inventarios, la compra de materiales y la gestión de activos.

El fabricante puede eventualmente expandir el ERP a otras áreas, como el mantenimiento predictivo, mediante el uso de tecnología de gemelos digitales y sensores de internet de las cosas (IoT) para monitorear el rendimiento del equipo y, en última instancia, reducir los costos de tiempo de inactividad.

5. La empresa que se expande a nivel mundial necesita más automatización

Una empresa que utiliza software de contabilidad básico se está expandiendo a nivel mundial y necesita automatizar procesos, como la conversión de moneda, que de otro modo podrían tener que hacerse manualmente. La empresa también necesita más visibilidad de sus finanzas, informes oportunos y acceso remoto.

Las empresas eligen un sistema ERP que puede convertir automáticamente las monedas de diferentes países que también se integra con sus otros sistemas para el procesamiento de tarjetas de crédito y nómina, produciendo así mayores eficiencias. Luego, la empresa puede generar informes detallados y precisos desde el sistema ERP y permitir una toma de decisiones más rápida.

Además, la estrecha integración financiera contribuye en gran medida a que los equipos de finanzas, los usuarios comerciales y los representantes de ventas estén en la misma página.

6. La organización de servicios desea una mejor coordinación para reducir los errores

Una organización de servicios profesionales quiere que sus equipos de finanzas, ventas y operaciones se coordinen mejor. También quiere reducir errores y pifias operacionales asegurándose de que todos estén usando los mismos datos.

La compañía opta por un sistema ERP orientado a servicios que puede rastrear los compromisos de servicio y registrar las actividades, el consumo de recursos y los costos a medida que ocurren. El sistema también puede alertar a las operaciones de campo sobre nuevas solicitudes de servicio en función de quién está cerca, lo que reduce el desperdicio de recursos. Además, puede ayudar a los esfuerzos de CRM, asegurando que las partes interesadas puedan abordar las necesidades de los clientes de manera oportuna.

7. La empresa mediana necesita mejores análisis

Una empresa de tamaño mediano quiere expandir su ERP para obtener mejores análisis para mejorar la eficiencia operativa.

La empresa decide agregar un componente de inteligencia empresarial a su sistema ERP. Pero también quiere acortar sus ciclos de cierre financiero, mejorar la precisión contable y aprovechar los modelos financieros avanzados y la evaluación de riesgos.

La empresa elige un paquete de ERP con sólidas capacidades de gestión financiera, así como inteligencia artificial, aprendizaje automático y análisis predictivo para proporcionar información en tiempo real para una toma de decisiones más informada. Si la empresa vende productos en línea, puede utilizar las capacidades de análisis para mejorar la experiencia de comercio electrónico de sus clientes.

8. La pequeña empresa tiene un sistema CRM, pero necesita más funcionalidad

Una pequeña empresa ya tiene un sistema CRM para ventas y marketing, pero luego decide que también necesita soporte para funciones como contabilidad y operaciones.

La empresa selecciona un sistema ERP que se ocupa de estas nuevas funciones comerciales y es compatible con su sistema CRM existente.

9. La empresa quiere un sistema ERP flexible y escalable

El objetivo inicial de una empresa es comenzar con un componente de ERP, como CRM o gestión de capital humano. Luego agrega módulos funcionales a medida que crece. Algunos de estos sistemas individuales son más fáciles de expandir a una suite ERP completa que otros.

Debido a esto, la empresa da una consideración adicional a la flexibilidad y escalabilidad de un nuevo sistema ERP propuesto, aunque no necesita todas las funciones de inmediato.

Los casos de uso y los sistemas de ERP son complejos, y la complejidad aumenta los riesgos de cualquier implementación. Por esta razón, conseguir los socios comerciales o integradores adecuados para ayudar con la implementación de ERP es tan importante como seleccionar el sistema correcto.

Debido a que los casos de uso de ERP, las opciones de productos y los proveedores varían, puede ser fácil desviarse de los objetivos de la empresa. La organización debe hacer todo lo posible para asegurarse de mantener esos objetivos a la vista al hacer una selección del sistema ERP y siempre debe estar consciente de cómo está estructurado el sistema y cómo funciona.

Estos nueve casos de uso de ERP involucran no solo las funciones y módulos de ERP que una empresa necesita, sino también la cuestión más importante: si se debe implementar ERP en las instalaciones, estrictamente en la nube o en un híbrido de ambos.

Los problemas de implementación no pueden separarse de las cuestiones funcionales, en parte porque a menudo afectan la riqueza de funciones y la usabilidad de un sistema ERP.

Christine Parizo y Tony Kontzer contribuyeron a este informe.