Explore o melhor software de ECM para o seu negócio

Os documentos e as informações neles contidas são objeto de atividades comerciais. Por isso, não é surpresa que o mercado de gestão de conteúdo empresarial (ECM, da sigla em inglês) continue a evoluir para atender às necessidades em constante mudança das competitivas operações de negócios.

Os produtos de gestão de conteúdo empresarial refletem suas raízes. Alguns começam como aplicações de gestão de documentos, com a intenção de simplesmente capturar documentos no formato final, tanto impressos quanto eletrônicos, e fornecer um repositório compartilhado para armazenar, organizar, acessar e distribuir os produtos digitais sob demanda. Outros produtos se concentram em todo o ciclo de vida do conteúdo: criar e revisar, enquanto gerencia as várias versões de um documento e, em seguida, armazena a versão publicada em um repositório autorizado. Um terceiro conjunto de produtos considera a finalidade do conteúdo para a transformação de negócios digitais e se concentra nos serviços associados à criação e gerenciamento de documentos comerciais.

A seleção do melhor software de ECM para uma empresa depende de suas metas e objetivos comerciais, da sua cultura organizacional e dos procedimentos operacionais padrão. As organizações têm uma variedade de opções. Veja, a seguir, um resumo de oito fornecedores importantes a serem considerados na tomada de decisão de compra.

Alfresco Digital Business Platform: conduzindo os fluxos de conteúdo

A Alfresco fornece o ECM, a gestão de processos de negócios (BPM) e os recursos de gerenciamento de registros (RM) para as empresas. Sua plataforma de negócios digitais consiste em três produtos: Alfresco Content Services, Alfresco Process Services e Alfresco Governance Services. Essas ferramentas são implantandas localmente ou na nuvem com AWS, dependendo da preferência.

A companhia combina ferramentas de código aberto com serviços de suporte em vez de aplicações prontas para o uso. Fornece aos parceiros de tecnologia os componentes básicos para prover as aplicações modulares e escaláveis, projetadas de acordo com as necessidades individuais das empresas. Como um fornecedor de código aberto, também oferece o Alfresco Community Edition e Activiti, projetados para os desenvolvedores que desejam ampliar livremente a sua plataforma de ECM e os conjuntos de ferramentas BPM. Os principais recursos da Alfresco Digital Platform incluem:

• Controles de acesso para definir permissões de usuários e grupos para gerenciar a disponibilidade dos documentos;• serviços de check-in/ check-out na biblioteca;
•  Controles de versão para rastrear alterações e permitir reversões;
•  Compartilhamento de conteúdo para a colaboração em equipe;
• Gestão do ciclo de vida do documento, desde a criação até o descarte;
• RM em conformidade com os padrões industriais predefinidos;• gerenciamento de documentos críticos do negócio;
• Gestão do conteúdo móvel para sincronizar o acesso aos documentos;
•  Ferramentas de gestão de processos para agilizar os procedimentos comerciais entre empresas;
• Interfaces de mídias sociais para YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn, Flickr e SlideShare;
•  Fluxo de trabalho para ajudar os desenvolvedores, administradores e usuários comerciais sem conhecimentos técnicos a projetar e gerenciar processos comerciais.

A Alfresco conta com uma rede de integradores de sistemas, desenvolvedores de software independentes (ISVs), fornecedores de infraestrutura e revendedores que projetam e entregam aplicações comerciais conciliadas com os requisitos específicos do cliente.

Box Platform: serviços de conteúdo nativo da nuvem para a empresa toda

Fundada em 2005 como um fornecedor nativo da nuvem, a Box transformou constantemente sua sincronização e compartilhamento inicial de arquivos em uma plataforma de serviços de conteúdo de nível empresarial.

A Box Platform fornece um centro de conteúdo para organizar, proteger e compartilhar o conteúdo em toda a empresa. A plataforma se transforma no repositório de registros, onde o conteúdo fica armazenado, é gerenciado de forma metódica e é extraído sob demanda para alavancar resultados comerciais.

A plataforma suporta múltiplas abordagens para a gestão do conteúdo na nuvem, seu compartilhamento e colaboração. Como uma plataforma distribuída, ela não se limita aos serviços de check-in/ check-out de bibliotecas e controles de acesso hierárquicos de um repositório de ECM centralizado.

A Box oferece uma perfeita conectividade com as aplicações do Microsoft Office, compatibilidade com os anexos de e-mail do Outlook e Gmail e compatibilidade nativa com as aplicações do G Suite: Google Docs, Sheets e Slides. A companhia possui, ainda, um produto de fluxo de trabalho integrado, o Box Relay, que automatiza e padroniza os fluxos de trabalho de documentos dentro do repositório.

A Box Platform é uma arquitetura consistente para gerir quase todo tipo de conteúdo em grande escala. Além de textos, números e imagens, os componentes mais familiares dos documentos comerciais, os conteúdo geridos ncluem áudio, vídeo, arquivos 3D e muitos outros tipos de artefatos de mídia interativa. Conta com vários métodos para organizar e acessar esse conteúdo, incluindo aqueles que utilizam tecnologias de aprendizado de máquina.

Desde o seu início, a Box Platform tem se destacado na gestão de metadados, que podem ser configurados dentro da aplicação da Web Box ou mediante programação por meio de APIs. Os desenvolvedores de aplicações podem executar essas APIs para desenvolvimentos especialmente idealizados para proporcionar experiências digitais inovadoras. 

A Box Platform funciona como um serviço baseado na nuvem que a empresa hospeda em vários data centers, localizados em diferentes  regiões ao redor do mundo. As Box Zones permitem às empresas especificar localizações geográficas para a hospedagem a fim de satisfazer os requisitos de soberania de dados. A Box é compatível com vários padrões de segurança, privacidade, conformidade e proteção de dados, incluindo a GDPR, a Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde dos Estados Unidos, o Programa Federal de Gestão de Riscos e Autorizações, a Lei Federal de Gestão da Segurança  da Informação e as diretrizes de boas práticas específicas do setor.

Hyland OnBase agrega o ECM aos principais recursos de imagem e arquivamento

A HylandSoftware lançou sua primeira versão do OnBase em 1991, na era do PC e da arquitetura cliente/ servidor, como uma aplicação para que os bancos armazenassem relatórios financeiros diretamente em discos ópticos. A empresa modernizou o seu produto principal ao longo dos anos, enquanto continua a focar nos recursos de captura, criação de imagens e arquivamento de documentos.

 Atualmente, o OnBase oferece um único banco de dados, uma base de código e um repositório central para documentos comerciais, sendo assim o melhor software de ECM para uma empresa que procura vários locais para armazenar informações. A ferramenta abrange cinco componentes principais:

• Captura para digitalizar documentos impressos, capturar documentos eletrônicos e extrair metadados relevantes para indexação;
• Armazenamento para guardar arquivos com segurança, seja em um repositório local ou no Hyland Cloud (atualmente a empresa mantém nove data centers em todo o mundo);
• Acesso para gerenciar controles de acesso por pessoas ou processos;
• Administração para a aplicação de workflows e recursos de BPM a documentos eletrônicos;
•  Medição para fornecer relatórios e visualizações em tempo real dos dados comerciais.

 O OnBase integra-se às versões mais recentes do Microsoft Office e Outlook, SAP e AutoCAD.

A ferramenta oferece um repositório de conteúdo central que vincula os documentos armazenados com as transações em outras aplicações empresariais, como o sistema de gestão empresarial (ERP), a contabilidade e os sistemas de recursos humanos. Ele suporta o processamento de back-office, a gestão de casos e a governança da informação, e também pode gerenciar o conteúdo de sistemas transacionais. Portanto, os auditores, ao revisar as faturas para uma auditoria, podem  facilmente encontrar contratos de backup e pedidos de compra, enquanto trabalham os sistemas comerciais que lhe são familiares.

Capaz de atender companhias de qualquer tamanho, o OnBase inclui aprimoramentos para atender às necessidades de setores verticais específicos: saúde, serviços financeiros, seguros, governo e ensino superior.

Suite IBM Enterprise Content Management: adaptação dos recursos de gestão de conteúdo à empresa

Com experiência no mercado de ECM que remonta à década de 1980, a IBM oferece um conjunto de produtos do tipo interrelacionados para gerenciar informações de negócios não estruturadas enquanto protege os investimentos dos clientes em sistemas legados.

A IBM Content Foundation é um repositório de conteúdo totalmente funcional com segurança de nível empresarial, projetado para armazenar, organizar e acessar todos os tipos de informações institucionais. Ele pode ser implantado no local, na nuvem ou em um ambiente híbrido. Os grupos de trabalho podem acessar os espaços de equipe para colaborar em projetos. O Content Foundation suporta recursos básicos de pesquisa corporativa.

O IBM FileNet Content Manager estende os recursos do repositório principal e apresenta ferramentas para a gestão do ciclo de vida do conteúdo, o processamento do conteúdo transacional e a consolidação do conteúdo em toda a empresa. Inclui serviços de check-in/ check-out de biblioteca e outras funcionalidades de gestão de documentos. O FileNet conta com ferramentas de governança e conformidade para o RM, bem como APIs para o desenvolvimento de aplicações centradas no conteúdo.

O IBM Watson Explorer oferece uma funcionalidade de análise de conteúdo e de pesquisa cognitiva, ampliando a pesquisa de ECM para incluir consultas inteligentes e intuitivas dos repositórios de documentos das empresas. O IBM Content Manager OnDemand promove acesso a coleções de conteúdo publicado, como demonstrativos financeiros, apólices de seguro e outros documentos comerciais formais. O OnDemand tem seu próprio repositório de alto desempenho para armazenar e produzir essas coleções de conteúdo.

O IBM Content Navigator é um web client extensível baseado em um navegador para acessar o conteúdo armazenado nos repositórios de ECM à partir de PCs ou dispositivos móveis.

O IBM Datacap fornece digitalização de alta velocidade e extração de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para digitalizar documentos impressos e armazená-los em um repositório.

O IBM Business Automation Workflow permite analisar o conteúdo e encaminhar documentos empresariais por meio de etapas predefinidas em um processo comercial. Todo o caso é, então, armazenado no repositório, com as verificações de auditoria completas.

O Microsoft SharePoint como uma plataforma de ECM extensível 

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de ECM versátil e extensível projetada para gerenciar documentos, páginas da web e outros tipos de conteúdo. A Microsoft lançou o SharePoint em 2001 para ajudar as organizações a criarem portais na web e espaços de equipe, aprimorando os compartilhamentos de arquivos do Windows e os recursos dos produtos do Office. Em 2007, a companhia expandiu o SharePoint para incluir os principais recursos de ECM: serviços de biblioteca, listas de controle de acesso (ACLs), gerenciamento de metadados, indexação, fluxo de trabalho e RM. As versões atuais da plataforma, SharePoint 2016 e SharePoint 2019, incluem recursos integrados de pesquisa corporativa e vários aspectos para a colaboração em equipe.

As empresas configuram o SharePoint para resolver uma ampla variedade de problemas de gerenciamento de documentos e de conteúdo e de colaboração. Também usam a ferramenta para produzir páginas para websites, tanto para os funcionários como para os clientes. O SharePoint oferece, ainda, funcionalidade de blogs e wiki e suporta diversas interfaces para o compartilhamento de informações com as plataformas de mídia social, publicamente por meio do Facebook e LinkedIn, bem como de forma privada através de serviços como o Yammer.

O SharePoint tanto pode ser implementado localmente como na nuvem. O SharePoint Server é o pacote local que fornece o ECM, business intelligence e os recursos de pesquisa corporativa. Projetado para organizações de todos os tamanhos, o SharePoint Online é hospedado na nuvem do Microsoft Azure e normalmente está incluído nas assinaturas do Office 365. O SharePoint também suporta  implantações híbridas, nas quais as organizações se beneficiam da flexibilidade da nuvem, enquanto mantém a segurança local para o conteúdo confidencial.

Ao contar com o Microsoft OneDrive for Business, o SharePoint suporta recursos de sincronização e compartilhamento de arquivos com dispositivos móveis. O SharePoint 2019 inclui uma experiência de usuário moderna, com recursos versáteis de design para websites, sendo bem visíveis e dimensionados de maneira adequada em smartphones e tablets, bem como nos navegadores de tela inteira.

Finalmente, a plataforma SharePoint se integra a muitas aplicações corporativas e pode gerenciar documentos empresariais não estruturados, como faturas digitalizadas, conhecimentos de embarques e planilhas de dados de segurança de material, para aplicações de ERP e CRM. As APIs do SharePoint facilitam a integração com as aplicações no ecossistema da Microsoft. O SharePoint também conta com suporte aos serviços de interoperabilidade da gestão de conteúdo para a integração direta com outras plataformas de ECM.

OpenText Content Suite: voltada à gestão, ao governo e à conformidade da informação empresarial 

A OpenText Content Suite Platform, o produto  do ECM incondicional da companhia, gerencia documentos comerciais e outros tipos de conteúdo não estruturados dentro de uma organização. Ele suporta os recursos de todo o ciclo de vida do conteúdo, da criação e captura ao arquivamento e exclusão. Implementada localmente ou na nuvem, a plataforma oferece um ambiente de gerenciamento de informações corporativas unificado e centralizado, conectando pessoas e processos da empresa toda.

Projetada para ser usada por grandes organizações, a OpenText Content Suite inclui oito componentes principais:

• O OpenText Content Server oferece um repositório central para gerenciar os documentos empresariais e outros tipos de conteúdo. Conta com recursos de gestão de documentos de nível empresarial, incluindo serviços de biblioteca, segurança em várias camadas, controles de acesso, navegação de conteúdo, pesquisa corporativa e fluxo de trabalho. Inclui uma interface receptiva de usuário baseada em um navegador que pode ser personalizada por funções e projetos e adaptada aos tamanhos de tela do dispositivo. O repositório também suporta o compartilhamento de conteúdo para a colaboração em equipe, bem como a gestão de relatórios para rastrear o uso do conteúdo;
• O OpenText Imaging Enterprise Scan reforça a captura do conteúdo e a indexação de OCR de scanners e documentos eletrônicos, incluindo fax, e-mail e outros formatos de relatório;
• O OpenText Enterprise Connect permite que os usuários continuem se conectando ao ContentServer diretamente de aplicações de desktop, como do Microsoft Office e do Adobe Acrobat;
• OpenText Connected Workspaces fornece telas e scripts para a criação de aplicações corporativas habilitadas para o ECM. O Workspaces incorpora informações empresariais gerenciadas por aplicações externas, como SAP, SharePoint e Salesforce. Os espaços de trabalho agregam conteúdo não estruturado, dados estruturados, pessoas e tarefas para suportar uma função comercial comum, como uma oportunidade de venda ou um projeto;
•  O OpenText Records Management suporta a classificação de registros e dos cronogramas de disposição. Aplica metadados, classificações e marcas de disposição do RM aos arquivos armazenados no repositório. As classificações de registro são atribuídas a programações de retenção e removem os registros da coleção no final de seu ciclo de vida;
• O OpenText Archive Center utiliza o RM para suportar o arquivamento e a governança do conteúdo com base em regras e orientado pela política;
• O OpenText Tempo Box fornece sincronização segura de arquivos e uso compartilhado de recursos com conteúdo armazenado em dispositivos móveis, incluindo remoção remota de lojas de conteúdo móvel;
• O OpenText Directory Services fornece serviços centralizados de diretório corporativo para a gestão de usuários.
• O OpenText fornece uma variedade de ferramentas de desenvolvimento, tornando-o o melhor ECM para permitir que as organizações desenvolvam aplicações além do Content Suite e se integrem a outras aplicações empresariais. O Content Server oferece suporte a APIs RESTful para a integração com serviços baseados na web.

OpenText Documentum: gerenciamento de documentos dentro da empresa

O OpenText Documentum é uma plataforma de ECM para gerenciar documentos corporativos em toda a empresa. Adquirido da Dell EMC em janeiro de 2017, é uma plataforma altamente escalonável e tolerante a falhas. É o melhor software de ECM para grandes empresas com extensas coleções de documentos, como os de projetos de engenharia ou novas aplicações de medicamentos, que dependem da ferramenta para dar suporte às operações comerciais essenciais.

A plataforma Documentum inclui vários componentes principais: 

• Basicamente, o Documentum ECM é um repositório central compartilhado para armazenar e gerenciar com segurança diferentes tipos de documentos comerciais;
• O Documentum xCP é uma plataforma de desenvolvimento que inclui um conjunto abrangente de ferramentas de BPM, projetadas para ajudar as empresas a automatizarem processos de grande volume de informações, como o gerenciamento de casos;
• Quando executado em um navegador da web, o Documentum D2 fornece os recursos de interface do usuário para acessar o conteúdo comercial armazenado no repositório compartilhado.

A plataforma Documentum integra-se a componentes adicionais que atendem a requisitos comerciais específicos:

• O Captiva é um conjunto de ferramentas de ECM que automatizam a captura de documentos e transformam as informações para os sistemas de gerenciamento de conteúdo, classificando os dados para posterior processamento comercial;
• O Document Sciences fornece ferramentas para produzir documentos personalizados de alto volume, como apólices de seguro;
• O Syncplicity fornece uma sincronização segura de arquivos e recursos de compartilhamento para dispositivos móveis.

O Documentum fornece suporte e localização em vários idiomas, talvez tornando-o o melhor software de ECM para ambientes de gerenciamento de conteúdo distribuídos globalmente. Inclui recursos de análise de conteúdo para extrair metadados e classificar o conteúdo automaticamente. Oferece funcionalidades de pesquisa federada para recuperar documentos de vários repositórios. O conjunto de ferramentas Documentum ECM suporta tanto APIs de código aberto como as proprietárias para fornecer ambientes de aplicação empresarial personalizados.

Oracle WebCenter Content: aplicação de ECM escalonável

Muitas empresas consideram o Oracle WebCenter Content o melhor software de ECM para gerenciar conteúdo não estruturado em todo o seu ciclo de vida. A ferramenta ajuda as empresas a simplificarem sua infraestrutura de aplicações de negócios, gerenciando os documentos comerciais e outros conteúdos por meio de uma única aplicação consistente.

Por meio do Oracle WebCenter Content, as empresas superam os silos de informações, nos quais as diferentes aplicações gerenciam o conteúdo. As empresas podem melhorar a sua produtividade e otimizar a entrega de conteúdo consolidando o ECM em uma única aplicação.

O Oracle WebCenter Content apresenta um amplo conjunto de recursos de ECM:

• Serviços de biblioteca abrangentes, incluindo pagamento/ registro e a gestão de versões;
• O ACL para determinar a segurança e as permissões para editar e visualizar o conteúdo;
• Enquanto armazenado em formatos nativos, permite a conversão imediata dos documentos para outros formatos, incluindo a conversão de HTML para publicação na web;
• Digitalização de documentos e uso das ferramentas de OCR, da Oracle, para produzir texto legível por máquina;
• Adaptação para produzir metadados específicos do contexto para a classificação de conteúdo;
• Para os usuários do Microsoft Office, registra os documentos dentro e fora do repositório central diretamente de suas aplicações de desktop;
• Aplicações móveis que permitem que o conteúdo gerenciado seja acessível em smartphones e tablets; • retenção de documentos e gerenciamento do ciclo de vida, incluindo a compatibilidade com o DoD 5015.2-STD v3, um padrão federal de RM;
• Fluxos de trabalho integrados para otimizar os processos comerciais entre empresas.

Ao usar adaptadores empacotados, o Oracle WebCenter Content integra-se a muitas aplicações empresariais populares, incluindo PeopleSoft, Siebel, JD Edwards, Primavera, Microsoft SharePoint e Office 365.

Nota do Editor: por meio de uma ampla pesquisa do mercado de ECM, os editores da TechTarget se concentraram nos fornecedores que lideram em participação de mercado, além daqueles que oferecem recursos tradicionais e avançados. A pesquisa incluiu dados da TechTarget, bem como de relatórios de outras empresas de pesquisa respeitadas, incluindo Gartner e Forrester Research.