Introducción a BPM: el qué, el por qué y el cómo
Lea este extracto del Manual Oracle Business Process Management Suite 11g para aprender los conceptos básicos de BPM y sus beneficios.
¿Cómo se define la gestión de procesos de negocio (BPM) en una sola frase? Si bien hay muchas respuestas diferentes, es probable que encuentre un tema común: BPM ayuda a una organización a hacer mejor su trabajo.
Este resumen del Manual Oracle Business Process Management Suite 11g, escrito por Manoj Das, Manas Deb y Mark Wilkins, abarca conceptos básicos de BPM, sus beneficios clave y las tecnologías relacionadas con BPM.
BPM, como su nombre indica, alude a la gestión de procesos de negocio (BP), por lo general con el objetivo de mantener o mejorar ciertos aspectos del rendimiento del negocio. Los procesos de negocio, a su vez, se refieren a las series de actividades que una empresa lleva a cabo. Como es previsible, existen muchas definiciones de BPM y de BP, que varían en su alcance y en sus puntos de vista. Más adelante en el libro profundizaremos sobre los detalles más precisos de la BPM y los BP, pero en un intento de brindar una estructura formal para los debates en curso, se adoptarán las siguientes definiciones no técnicas de trabajo:
- BPM se define como una estrategia para la gestión y mejora del rendimiento de un negocio a través de la optimización continua de los procesos de negocio en un ciclo repetitivo y cerrado de modelado, ejecución y medición. Las actividades de BPM abarcan la concepción y el descubrimiento a través de la implementación y la gestión de la ejecución de los procesos de negocio dentro de un apropiado marco de gobernanza.
- Un proceso de negocio es un conjunto de actividades vinculadas que son realizadas por personas y sistemas que ofrecen un valor empresarial a los clientes internos o externos.
Por lo tanto, adoptamos una visión amplia para el despliegue de un completo ciclo de vida de la BPM, incluyendo una continua mejora de procesos. Reconocemos esto como una disciplina de gestión que va más allá de las actividades de desarrollo de software o de la mera utilización de aplicaciones de software. También incluimos la buena gestión como un elemento necesario de la BPM. Creemos que una gobernanza adecuada es necesaria para garantizar la calidad de la adopción de la BPM que es capaz de brindar una ventaja competitiva sostenida.
En el caso de la definición de un proceso de negocio, evitamos a propósito la restricción a cualquier asociación estructurada de actividades empresariales. En los procesos estructurados, los pasos del proceso y su secuencia son conocidos a priori, por lo menos dentro de un conjunto específico de opciones posibles. Para muchos procesos de negocio esta restricción no plantea ninguna dificultad real y, de hecho, hace más simple la implementación informática de los procesos de negocio.
Una orden directa de dinero en efectivo para bienes simples, un aprovisionamiento para un servicio telefónico y el apoyo al back-end de los procesos de negocio para la mayoría de las compras en Internet, todos entrarían en la categoría de procesos de negocio estructurados. Sin embargo, las empresas de hoy necesitan tanto mejorar como garantizar la calidad de ejecución de las transacciones comerciales que involucran más bien conjuntos ad hoc de actividades, en las cuales el número exacto de tareas y la naturaleza exacta de sus vinculaciones –incluyendo los aparentes flujos de trabajo– no son conocidos a priori. Los procesos de negocio evolucionan en función del contexto específico de una particular transacción comercial y se basan en resultados intermedios. A diferencia de la ramificación de flujos de tarea de secuencia estricta y pre-especificada, estas operaciones se rigen por normas comerciales, reglas y políticas de alto nivel.
Este extracto del Manual Oracle Business Process Management Suite 11g de Manoj Das, Manas Deb y Mark Wilkins, se reproduce aquí con permiso de Oracle Press, copyright 2012.
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Estas operaciones también podrían incluir una colaboración relativamente libre de los trabajadores del conocimiento en lugar de pedirles las tareas humanas comunes conocidas dentro los sistemas tradicionales de flujo de trabajo. La gestión de estas operaciones puede ser formulada utilizando los llamados procesos no estructurados. Muchas de las actividades de gestión de casos, así como la R&D farmacéutica y los complicados análisis de riesgos, son ejemplos de procesos no estructurados.
Nos gustaría señalar que los procesos de negocio pueden existir –y de hecho lo hacen– dentro de aplicaciones empaquetadas como ERP, CRM, HRM y SCM, y también se pueden crear en el middleware que suele rodear estas aplicaciones. Si bien los procesos de negocios de aplicación transversal claramente se asientan en el middleware, suelen surgir situaciones en las que son necesarios el diseño multifacético y las consideraciones operativas en determinación a los mejores lugares para la creación de un proceso de negocio.
Oracle BPM Suite es un producto middleware (de hecho, es parte de la familia de productos Fusion Middleware de Oracle) y se puede utilizar para crear procesos de negocios independientes que pueden integrarse con aplicaciones empaquetadas o bien extenderlas.
También puede ser útil tener en cuenta que la abreviatura “BPM” es de uso general para el Modelado de Procesos de Negocio, la Monitorización de Procesos de Negocio y la Gestión de Rendimiento Empresarial. Las dos primeras están incluidas en nuestra definición de BPM, mientras que la tercera se refiere a las mediciones financieras de desempeño del negocio en las cuales nuestro BPM debería contribuir en última instancia.
¿Por qué BPM?
En la actualidad, la mayoría de las empresas están muy interesadas en la adopción de BPM a través de sus organizaciones para ayudar a mejorar su desempeño corporativo. Todavía son pocas las compañías que han alcanzado la madurez en sus iniciativas de BPM, mientras que la mayoría está lidiando con las primeras etapas de la adopción. Informes frecuentes de firmas analistas líderes como Gartner, Forrester e IDC, indican que la mejora en la gestión de procesos ha sido una de las principales preocupaciones de las altas direcciones en los últimos años y lo seguirá siendo en los próximos.
Los analistas estiman que el gasto anual en BPM se sitúa en el rango de los 5 a 6 mil millones de dólares y se prevé que crezca a una tasa del 30 al 40 por ciento por año (compárese con la tasa de crecimiento proyectada del 5 al 10 por ciento de la mayoría de los demás mercados de software de integración de negocios). En conjunto, la BPM parece disfrutar de un fuerte impulso positivo en el momento actual. Por lo tanto, valdría la pena profundizar un poco más para ver por qué la BPM se considera como algo tan beneficioso para una empresa.
Los beneficios de BPM
Como ya hemos señalado, la BPM consiste en gestionar las actividades empresariales de una manera integral. Si bien la adopción de BPM ofrece diversas ventajas, podría haber divergencias sobre la principal motivación para su uso en una determinada empresa. Por ejemplo, algunas empresas pueden centrarse en la ejecución de sus actividades de manera más eficiente, es decir, producir el mismo resultado con menos recursos como tiempo, dinero, bienes y mano de obra; mientras que otros pueden estar más interesados en generar mayor agilidad en el negocio con el fin de responder mejor a las cambiantes condiciones del mercado.
En algunos casos, la gestión de procesos puede ser necesaria para producir suficiente visibilidad y crear registros de auditoría a través de una cadena de actividades, con el fin de satisfacer una variedad de requisitos normativos. Tales beneficios de la BPM, en general pueden ser clasificados como internos o externos. Generalmente los beneficios internos son la eficiencia, así como la satisfacción y la potenciación de los trabajadores, mientras que los beneficios externos ayudan a los clientes y a los socios a obtener más valor a partir de los productos y servicios de la empresa.
La BPM brinda una mayor eficiencia para las actividades comerciales mediante la entrega de procesos integrados que alcanzan a funcionalidades de TI distribuidas y también a los trabajadores.
Un incremento en el nivel de automatización de ejecución de las transacciones debido a la informatización de las actividades del proceso reduce el tiempo de ejecución del proceso, ofrece una mayor capacidad de volumen de transacciones y reduce los errores generados por el hombre. Las instalaciones de colaboración (incluidas en Oracle BPM Suite 11g) hacen que sea mucho más fácil y más barato el manejo de excepciones complejas, lo que contribuye a una mayor productividad y eficiencia.
Una mejor visibilidad sobre una transacción comercial requiere de un seguimiento adecuado del proceso subyacente. Un proceso puede ser monitoreado a nivel superior para obtener datos de un chequeo general de salud acerca de las operaciones relacionadas con ese proceso –por ejemplo, el número de transacciones que se están realizando y cuántas están en qué estado de terminación, rangos de tiempos de finalización y porcentajes de caída. A menudo, las altas direcciones suelen estar interesadas en este tipo de información. Por otro lado, los diseñadores de procesos o aquellos interesados en la mejora continua del proceso, también pueden desear realizar un seguimiento de varios parámetros de rendimiento asociados con las actividades individuales y las respuestas de rendimiento de las aplicaciones periféricas con las que se conecta el proceso.
Los equipos de operaciones de TI se ocupan en general del rendimiento del sistema a nivel de software y hardware, de la información para una rápida detección de fallos y de brindar el nivel esperado de servicio de los sistemas que se ejecutan, para dar soporte a la continuidad del negocio. La gente de ventas y marketing estará interesada en aumentar las ventas y las oportunidades de ventas cruzadas asociadas con un cliente y sus operaciones. La descripción explícita y digital de los procesos que muestran todas las actividades asociadas, las normas y los sistemas finales, y los eventos generados por las instancias del proceso de negocio en ejecución, facilitan enormemente la visibilidad del proceso. Una vez que ya son maleables todas las actividades de una transacción basada en un proceso, también se hace más fácil la creación de rutas de auditoría o la generación de alertas para su uso con procedimientos de cumplimiento. Los analizadores de procesos integrados en BPMS (como en Oracle BPM Suite 11g) o herramientas de compañía como Business Activity Monitoring (por ejemplo, Oracle BAM) o Business Intelligence (por ejemplo, Oracle BI), pueden ser utilizados para visualizar con facilidad una variedad de información de los procesos.
Una mayor agilidad en los negocios se ha convertido en una característica esencial de las empresas ganadoras en el mercado global competitivo de hoy. La agilidad tiene que ver con responder rápidamente ante los cambios previstos y no previstos en la ejecución del negocio; los procesos de negocios son a menudo un lugar ideal para orquestar dichos cambios. Las empresas colaboradoras y los participantes de TI pueden modificar rápidamente los procesos existentes en función de lo que sea necesario según los imperativos del cambio. Además, la reutilización de los subprocesos o servicios (en los puntos finales del proceso) puede reducir enormemente el tiempo de respuesta para manejar el cambio. El uso de reglas de negocio externalizadas y desplegables en caliente que pueden alterar algunos aspectos de la ejecución del proceso (como resulta posible en Oracle BPM Suite 11g) es otra manera de aumentar la agilidad del negocio, ya que algunos de los cambios en el proceso pueden ser incorporados directamente por los analistas de negocio, sin requerir de largos y costosos proyectos de desarrollo de TI.
SOBRE LOS AUTORES
Manoj Das es gerente superior en el grupo de administración de productos de Oracle Fusion Middleware. Centra su atención en BPEL y en Reglas de Negocios. Manoj se incorporó a Oracle con la adquisición de Siebel, donde fue responsable de impulsar una plataforma de aplicación de próxima generación centrada en los procesos.
Manas Deb es director principal en el Grupo de Productos Fusion Middleware / SOA, BPM, Governance Suites en Oracle. Actualmente dirige la gestión de salida de productos y muchas iniciativas de participación estratégica de Oracle SOA, BPM y soluciones de gobernabilidad mundial.
Mark Wilkins es un arquitecto de empresa que trabaja para el Programa de Arquitectura Empresarial Global de Oracle, donde se desempeña en líneas de productos para desarrollar estrategias de BPM. Mark se incorporó a Oracle desde BEA, donde jugó un papel decisivo en el desarrollo de métodos y ofertas de servicios de Arquitectura Orientada a Servicios.
