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Best Practices für das ERP-Change-Management

Bei der Implementierung oder Anpassung von Enterprise Resource Planning (ERP) kommt es weniger auf die ERP-Lösung als auf das richtigen Change-Management an.

ERP-Systeme für Fertigungsbetriebe haben Vorteilen, aber auch Fallstricken: Technisch ist derartige Software intelligenter und flexibler als je zuvor, doch häufig wird das dafür erforderliche Change Management nicht gut genug betrieben.

Ob Betriebe ein ERP-System implementieren oder ein neues ERP-Projekt planen: Im Kern geht es dabei immer auch um Organizational Change Management (OCM, also den richtigen Umgang mit Wandel in Organisationen) und um die Erkenntnis, dass Menschen letztlich den Wert für das Unternehmen ausmachen.

„Wenn ERP-Implementierungen scheitern, ist der Grund selten ein technisches Problem. In der überwiegenden Mehrzahl sind diese Systeme ausgereift. Sie stehen in der Produktion, viele Anwender haben sie erfolgreich konfiguriert, und sie funktionieren“, erklärt Cliff Simms, Direktor für OCM bei der Panorama Consulting Group. „Schwieriger kann es sein, den Leuten beizubringen, die Systeme richtig zu nutzen."

Weil nicht Software, sondern Menschen für Verbesserungen und Leistungssteigerungen sorgen, ist effektives Change Management ein integraler und entscheidender Erfolgsfaktor für ERP. Das bedeutet nicht etwa, dass gutes OCM die Mitarbeiter glücklich machen oder ihre Wünsche erfüllen sollte, so Simms: „Bei Change Management geht es nicht um warme und wohlige Gefühle, sondern um harte Realität: Disziplin, Verantwortung, Bewertbarkeit, Fristen und Leistungen.“

Das Ziel ist, die Schnittstelle Mensch als Erfolgsfaktor zu nutzen. Menschen sollen mit den für sie verfügbaren Mitteln erfolgreicher sein, und zwar sowohl traditionelle IT-Anwender als auch Mitarbeiter, die normalerweise wenig damit zu tun haben. Zum Beispiel Lager-Kommissionierer: Auch die können von geänderten Abläufen betroffen sein, obwohl sie nur selten eine Tastatur anfassen.

"Wenn etwas schief geht, hat das immer Gründe, und der Grund ist nicht, dass Mitarbeiter dumm oder aufsässig sind. Auch nicht, dass das System schlecht ist – das sind Ausreden, und sie sind so gut wie nie wahr", sagt Simms. "Normalerweise bringt nur harte Arbeit eine Implementierung zum Erfolg.“

Hier sind vier Best Practices für erfolgreiches ERP-Change-Management:

1. Binden Sie die Unternehmensführung ein: Dabei geht es nicht um Lippenbekenntnisse zum Erfolg der Initiative. Ihre Geschäftsleitung sollte so hinter dem Projekt stehen, als ginge es um eine Standortverlagerung oder entscheidende Neuausrichtung des Unternehmens.

2. Stellen Sie separate, dedizierte Ressourcen für das Change Management bereit: Zu viele Betriebe rekrutieren ihr Change-Management-Team aus den Mitarbeitern der technischen Implementierung. Sind Fristen knapp, konzentrieren sich die Technikfreaks auf die Soft- und Hardwareabläufe und vernachlässigen den menschlichen Faktor. Stattdessen brauchen Sie jemanden, der sich fragt: „OK, ich habe hier Dutzende von Mitarbeitern, wie muss ich die vorbereiten? Welche Art von Unterstützung benötigen sie? Wie kann ich sie so ansprechen dass sie bereit sind, diese neuen Tools einzusetzen?“

3. Rechnen Sie mit Widerstand gegen Veränderungen: Will ein Betrieb die Vorteile eines ERP-Systems voll ausschöpfen, läuft das auf dramatische Veränderungen hinaus – und große Veränderungen bedeuten großen Widerstand. Er mag sich nicht in offener Rebellion zeigen, wohl aber passiv-aggressiv, indem neue Prozesse umgangen werden. Organisationen müssen möglicherweise sehr strikt agieren, um mit neuen Regeln neue Abläufe zu erzwingen. Gleichzeitig müssen sie aber dafür sorgen, dass jeder Benutzer die nötigen Werkzeuge hat, um seine Arbeit zu erledigen.

4. Richten sie die Ziele für Mitarbeiter an einer erfolgreichen Umsetzung aus: Erfolgreiche ERP-Implementierungen und -Projekte müssen nicht nur den Zeit- und Budget-Rahmen einhalten. Erfolg sollte sich über den betrieblichen Nutzen einer Lösung definieren. Um sicherzustellen, dass Geschäftsziele sofort und auch in Zukunft erreicht werden, richten geschickte Betriebe die Zielvorgaben für Mitarbeiter am angepeilten Nutzen der ERP-Implementierung aus. Dabei können zum Beispiel Boni für die Teilnahme an Schulungen und für die Aneignung bestimmter Fertigkeiten helfen. Die Beträge müssen nicht riesig sein und könnten zu einer permanenten Einrichtung werden.

Allzu oft versuchten Unternehmen laut Simms, Mitarbeiter durch gewinnendes Auftreten und spaßige Aktionen auf neue ERP-Methoden einzustimmen, doch das reicht einfach nicht: „Mit Charme bringt man Menschen nicht dazu, große Veränderungen zu akzeptieren. Man muss es ihnen entweder befehlen oder sie dafür bezahlen, so wie sonst auch.“

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Artikel wurde zuletzt im Januar 2010 aktualisiert

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